Inspección de trabajo y retribución flexible: qué revisar antes de que llegue

El Plan Estratégico 2025-2027 de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) ha supuesto un aumento del control a las empresas para garantizar el cumplimiento en el ámbito laboral y de la Seguridad Social. Y, por tanto, ha elevado el riesgo de inspección en las organizaciones y la necesidad de revisar, desde los departamentos de RRHH, la congruencia de los planes de retribución flexible respecto a la normativa vigente. Estos son los elementos que debería revisar una empresa en su plan de retribución flexible ante una posible llamada de la ITSS. 

Qué busca la Inspección de Trabajo en un plan de retribución flexible

Control horario, planes de igualdad, riesgos laborales… La ITSS vigila cada vez más estrechamente una lista de aspectos que incluye la adecuación de los planes de retribución flexible a la legislación vigente. Conocer escrupulosamente el marco legal ayuda a los departamentos de RRHH a prepararse y anticiparse a posibles errores de cálculos o concepción de beneficios.

Al fin y al cabo, lo que busca la Inspección de Trabajo es garantizar la correcta clasificación de trabajadores y trabajadoras, la cotización asociada, etc. También una mejora en la gestión documental en los procesos de trazabilidad y en la respuesta a los requerimientos de la Inspección por parte de las empresas.

Es por eso que los departamentos de RRHH que se anticipen y hagan de la transparencia su mayor valor y de la digitalización, un herramienta indispensable para ello, estarán minimizando riesgos y reforzando su capacidad de respuesta ante la ITSS. No hay que olvidar que la ITSS ha intensificado los cruces de datos con la Agencia Tributaria en sus campañas de inspección.

Los siete puntos que revisa la Inspección

Estos son los siete puntos qué revisar en un plan de retribución flexible y una inspección de Trabajo.

1. Documentación del plan

¿Existe por escrito? ¿Está firmado por el empleado o empleada? ¿Recoge los criterios de acceso, límites y condiciones de modificación?… Serán aspectos que revisará la ITSS en un plan de retribución flexible. Y es que, las condiciones de trabajo deben constar por escrito, reflejando todos los detalles de la relación laboral. 

De hecho, que no exista documentación al respecto, ratificada por los trabajadores (y/o sus representantes legales) y la empresa puede considerarse una falta. Y teniendo en cuenta el Art. 41 del Estatuto de los Trabajadores, la modificación sustancial de las condiciones de trabajo solo puede llevarse a cabo bajo razones de peso y estar registradas y ser notificadas. 

2. Respeto al SMI en metálico

El salario en especie no puede tener como resultado que un empleado o empleada cobre menos del SMI (Salario Mínimo Interprofesional) en dinero. Es decir, no puede utilizarse un plan de retribución flexible para aminorar la retribución dineraria de un profesional (lo que cobra efectivamente a final de mes) y que esta se sitúe por debajo del SMI, fijado actualmente en 1.221 euros brutos mensuales en 14 pagas. 

La razón: el SMI debe percibirse siempre en dinero y no en forma de beneficios (salvo excepciones). Además, “en ningún caso la retribución podrá ser inferior al salario mínimo interprofesional en proporción al tiempo de trabajo efectivo”, tal y como recoge el Artículo 11 del Estatuto de los Trabajadores. No pagar el SMI se considera una infracción grave. Las multas pueden llegar a los 7.500 € por trabajador o trabajadora afectado.

Este es uno de los puntos más importante a qué revisar en un plan de retribución flexible ante una actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

3. Límite del 30% de salario en especie

El valor de los productos o servicios en especie disfrutados por los trabajadores y trabajadoras adheridos a un plan de retribución flexible corporativo nunca podrá superar el 30 % del salario total bruto percibido. 

Este límite, recogido expresamente en el Artículo 26 del Estatuto de los Trabajadores, exige un cálculo minucioso desde los departamentos de RRHH, especialmente ante procesos de revisiones salariales.

4. Cumplimiento de los límites de exención por producto

Prácticamente todos los beneficios sujetos a un plan de retribución flexible cuentan con límites legales. Es decir, superado ese límite, dicho beneficio deja de considerarse salario en especie exento de tributación en el IRPF. Pierde así las ventajas fiscales asociadas. 

Algunos de esos límites en los consumos son los siguientes: ticket restaurante (11 €/día hábil), tarjeta transporte (1.500 €/año), seguro salud (500 €/persona). Hacen referencia a estas limitaciones el Artículo 42.3 de la Ley IRPF y en el Real Decreto 439/2007.

5. Correcta imputación en nómina y Modelo 190

¿Aparecen los conceptos de retribución flexible desglosados en la nómina? Este punto es importante. Todos los beneficios o servicios consumidos por un trabajador a través del plan de retribución flexible deben aparecer reflejados en su nómina mensual. De hecho, esta ha de recoger el concepto y las cuantías consumidas, dando lugar al concepto de nómina flexible, donde se incluye el pago de conceptos como el servicio de guardería.

¿Se ha presentado correctamente el Modelo 190? El riesgo de no hacerlo es incurrir en una desviación entre lo declarado y lo cotizado, fácilmente detectable gracias al cruce de datos automatizado de la ITSS. El modelo 190 es el resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF. Y la retribución flexible, debe aparecer, declarada como salario en especie.

6. Voluntariedad e igualdad de acceso

Es importante recordar que la adhesión a un plan de retribución flexible debe ser voluntaria y estar documentada. Una empresa no puede así obligar a sus profesionales a consumir bienes y servicios como conceptos de retribución flexible. Por eso, dichos planes suelen ir acompañados de ambiciosas estrategias de comunicación. Mediante estas últimas, las organizaciones tratan de sensibilizar a las plantillas sobre las importantes ventajas asociadas a un plan de retribución flexible, a fin de aumentar el nivel de adhesión al mismo.

Por otra parte, los criterios de acceso deben ser objetivos. Es decir, no pueden incurrir en sesgos discriminatorios.

Esta última consideración está íntimamente ligada a la conocida como Directiva de Transparencia Retributiva (Directiva (UE) 2023/970 del Parlamento Europeo y del Consejo de 10 de mayo de 2023), que en junio de 2026 alcanzaba la fecha límite para su transposición, por parte de los Estados miembros, a las legislaciones nacionales. El objetivo de la misma: reforzar la aplicación del principio de igualdad de retribución entre hombres y mujeres a través de medidas de transparencia retributiva.

En definitiva, todo plan de retribución flexible empresarial debe ser auditable y comunicado antes de su contratación.

 7. Revisión anual del plan

La revisión anual del plan de retribución flexible no es solo un trámite administrativo. Constituye una medida de protección jurídica fundamental para la empresa. Si un plan se prorroga año tras año de forma automática y sin el control adecuado, se corre el riesgo de que los empleados y empleadas lo consoliden como un derecho adquirido (condición más beneficiosa), lo que limitaría la capacidad de la empresa para modificarlo o cancelarlo en el futuro.

De hecho, como se explicaba más arriba, si se consolida como derecho adquirido, la empresa no podría suprimir el plan de forma unilateral, sino que tendría que recurrir a un procedimiento de Modificación Sustancial de las Condiciones de Trabajo (MSCT), el cual exige causas justificadas y un proceso de negociación.

Así pues, abordar este proceso estratégicamente y documentarlo correctamente es necesario para mantener la flexibilidad sin alterar las condiciones vigentes.