Errores fiscales en retribución flexible: cuáles son y cómo evitarlos
Los errores fiscales en la retribución flexible pueden dar al traste con toda una estrategia empresarial de beneficios corporativos. Y es que, la retribución flexible es fiscalmente ventajosa cuando está bien configurada desde el departamento de RRHH. Y puesto que los errores no avisan, pues se acumulan en silencio hasta que llega una inspección o regularización por parte de Hacienda, mejor tenerlos identificados. Estos son los errores fiscales en la retribución flexible más frecuentes.
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Errores en el diseño del plan
El ahorro fiscal que posibilita la retribución flexible es precisamente lo que aumenta la capacidad adquisitiva de los empleados y empleadas. En otras palabras: que la retribución flexible sea fiscalmente ventajosa es lo que la convierte en una opción idónea para profesionales y empresas. Los primeros, porque ahorran una importante suma de dinero al cabo del año. Las segundas, porque aumentan el bienestar financiero de la plantilla sin incurrir en costes salariales.
Así pues, cualquier error de cálculo al respecto supone un verdadero traspiés; estos son los más comunes en la fase de diseño del plan:
1. Incluir productos que no están exentos de IRPF
Suele ser bastante normal confundir retribución en especie exenta con cualquier beneficio en especie. Sin embargo, existe una gran diferencia recogida por la legislación vigente (el Art. 42.3 Ley 35/2006 IRPF). Por lo tanto, para no meter la pata, el primer paso es tener muy claro qué es y qué no es retribución en especie exenta a la hora de ofrecer beneficios corporativos a la plantilla. Y lo que es lo mismo: qué es y qué no es susceptible de formar parte de un plan de retribución flexible.
A priori, se consideran rendimientos de trabajo en especie exentos del IRPF los siguientes:
- Entregas a empleados y empleadas de productos a precios rebajados que se realicen en comedores de empresa, cantinas o economatos de carácter social
- Utilización de los bienes destinados a los servicios sociales y culturales del personal empleado
- Gastos por seguros de enfermedad
- Prestación de determinados servicios de educación a los hijos de los empleados de centros educativos autorizados
- Cantidades satisfechas por la empresa para el transporte colectivo de sus empleados entre su lugar de residencia y el centro de trabajo
- Entrega a los trabajadores de acciones o participaciones de la propia empresa o de otras de grupo de sociedades
Claro que todos estos conceptos cuentan con salvedades de las que nos informa la Agencia Tributaria.
Un buen ejemplo es el reembolso de gastos al empleado o empleada en lugar de su pago directo a la empresa proveedora. La consecuencia es que el primer importe tributa como rendimiento dinerario fruto del trabajo ordinario, y, por tanto, no puede acogerse a las exenciones del IRPF que conlleva la retribución flexible.
La legislación al respecto es clara: “cuando el pagador del rendimiento del trabajo entregue al contribuyente importes en metálico para que este adquiera los bienes, derechos o servicios, el rendimiento tendrá la consideración de dinerario, por lo que no le resultan aplicables las reglas especiales de las retribuciones en especie”.
2. Superar el límite del 30 % sin controlarlo
Se trata de uno de los errores fiscales en la retribución flexible más comunes (y silenciosos). Ocurre cuando hay cambios salariales. Es decir, cuando se aplican subidas de sueldo o ajustes por modificaciones en las jornadas laborales, y desde RRHH no se recalcula el porcentaje adecuado: la cantidad de sueldo bruto destinada a cubrir los gastos del seguro médico, la guardería, los valores de comida o transporte, etc.
¿Por qué? Porque lo destinado a los productos o servicios que ofrece la empresa a sus empleados y empleadas en aplicación de un plan de retribución flexible no pueden superar el 30 % de la retribución íntegra anual del trabajador o trabajadora. Este límite máximo aparece en el artículo 26.1 de la Ley del Estatuto de los Trabajadores y marca lo que un profesional puede destinar a bienes y servicios exentos de IRPF desde su salario bruto.
De hecho, la consecuencia directa es que la cantidad excedida pasa a tributar como salario dinerario, y la indirecta, una posible sanción.
3. No respetar los límites de exención por producto
Quienes están sujetos a este tipo de planes de retribución flexible pueden elegir de entre un amplio abanico de productos. La idea es que puedan escoger aquellos que se ajustan a sus necesidades y preferencias: seguros médicos, prestaciones formativas, vehículos, elementos informáticos, opciones sobre acciones, etc. Sin embargo, además del límite mencionado del 30 %, existen cuantías máximas para cada uno de estos productos o servicios.
Uno de los errores fiscales en la retribución flexible es no consultar los límites vigentes, en este caso para 2026, por producto o servicio, ya que estos pueden variar.
Por ejemplo, para calcular el ahorro fiscal en el ticket para restaurante hay que tener en cuenta: el límite de gasto diario establecido por la normativa, el gasto sobre los días naturales en lugar de sobre los días hábiles, y además averiguar si ha habido cambios respecto a los límites del último ejercicio fiscal. La consecuencia de no hacerlo es que la parte que exceda el límite establecido tributará íntegramente.
4. Incluir beneficiarios no permitidos en el seguro médico
Las exenciones de cada concepto están ligadas no solo a un límite de gasto. Existen otras consideraciones. Por ejemplo, en el caso del seguro médico, ampliar la cobertura a una pareja de hecho, por mucho que se haya procedido a su registro. Y es que, en el caso del seguro médico, la exención aplica al empleado o empleada, cónyuge e hijos.
El exceso tanto sobre las personas cubiertas, así como sobre las cuantías correspondientes a las primas o cuotas satisfechas a las entidades aseguradoras, constituirán retribución en especie del trabajo no exento y tributario como tal.
Errores en la gestión continuada
Se trata de aquellos errores fiscales en la retribución flexible que se acumulan mes a mes:
1. Tarjeta restaurante usada fuera de días laborables en activo
Este concepto utilizado durante las vacaciones, periodos de bajas o fines de semana pierde la exención fiscal. Las consecuencias son las siguientes: la ITSS cruza los datos automáticamente con la Agencia Tributaria, que solicita la regularización del IRPF no aplicando más posibles recargos a la empresa. Y es que, si un trabajador realiza este gasto sin que su jornada lo justifique, la exención fiscal de hasta 11 € diarios se pierde.
2. No recalcular el porcentaje destinado a la retribución flexible tras una subida salarial
Si el salario varía y la cantidad destinada a la retribución flexible no se ajusta, el porcentaje destinado podría superar el 30 %. Este es un error muy común en aquellas empresas que abordan revisiones de salarios anualmente. Una solución adoptada por la mayoría suele ser la automatización de dicho control. Las plataformas tecnológicas concebidas para la gestión de la retribución flexible alertan al departamento de RRHH y al empleado o empleada cuando el gasto se acerca al límite.
3. Retención de IRPF mal calculada al incorporar la retribución flexible
Al reducir la base imponible de un empleado o empleada, el departamento de RRHH debe recalcular el tipo de retención para esa nómina. Si no lo hace, el o la profesional acumulará una deuda con Hacienda mes a mes que aparecerá reflejada en la declaración de la renta anual. Esto significa que el resultado de su declaración le será negativo, es decir, le tocará pagar a Hacienda. En resumen: un empleado sumamente insatisfecho que culpará al plan de retribución flexible de haber tenido que pagar a Hacienda de más.
4. No actualizar el plan tras cambios normativos
Como señalamos más arriba, los límites de exención pueden modificarse. Un plan diseñado en 2023 puede estar desactualizado en 2026. De hecho, el límite del ticket para restaurante ha variado en los últimos años, pasando de los 9 euros a los 11 euros diarios en 2018. De ahí la conveniencia de revisar las listas actualizadas. Y no solo a nivel estatal, sino provincial en el caso de País Vasco y regional en el de Cataluña, donde se cuenta con Hacienda propia y límites que podrían variar significativamente.
Guía de retribución flexible
Todo lo que necesitas saber para crear un plan de retribución flexible a medida para tu equipo y las ventajas para tu empresa.
Errores en la declaración y el Modelo 190
El modelo 190 es una declaración informativa anual de la Agencia Tributaria. En esta se resumen todas las retenciones e ingresos a cuenta del IRPF correspondientes a rendimientos del trabajo, es decir, a las nóminas. Respecto a este modelo, existen tres errores frecuentes ligados al concepto de retribución flexible:
No reflejar correctamente los conceptos de retribución flexible en el Modelo 190
La AEAT usa este modelo, el 190, para configurar la declaración de la renta del empleado o empleada, si los conceptos exentos no están bien codificados, esa persona puede recibir una propuesta de liquidación o borrador de la declaración incorrecta. Conocer las claves específicas para consignar la retribución en especie exenta en dicho modelo resulta vital para no incurrir en este tipo de errores.
Confundir retribución en especie exenta con no sujeta
Se trata de categorías fiscales distintas con tratamiento diferente tanto en nómina como en el Modelo 190. Un error de concepto que genera errores en cadena en toda la gestión fiscal acometida por el departamento de RRHH, pues altera el cálculo del IRPF y, con ello, de la carga impositiva.
Recordar que mientras la retribución en especie no sujeta no se considera retribución ni ingreso a efectos fiscales, por lo tanto no tributa y no debe declararse, la exenta si lo hace hasta ciertos límites, y debe figurar en el modelo 190. La primera no se considera un beneficio salarial.
Tabla resumen: error, consecuencia y cómo prevenirlo
Errores en el diseño del plan
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Error identificado |
Consecuencia |
Cómo prevenirlo |
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Incluir productos que no están exentos de IRPF Confundir retribución en especie exenta con cualquier beneficio corporativo. (Ref: Art. 42.3 Ley 35/2006 IRPF) |
El importe abonado pierde totalmente la consideración de retribución flexible y tributa íntegramente como rendimiento del trabajo ordinario (salario dinerario). |
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Superar el límite del 30% sin controlarlo Ocurre de forma "silenciosa" cuando hay variaciones salariales (bajas de sueldo, reducciones de jornada) y nadie calcula el porcentaje máximo permitido. (Ref: Art. 26.1 del Estatuto de los Trabajadores) |
El exceso sobre el 30% del salario total pasa a tributar inmediatamente como salario dinerario. Conlleva una regularización de retenciones con recargos y posibles sanciones por parte de la Inspección de Trabajo (ITSS). |
Implementar límites en el software de nómina o en la plataforma de retribución flexible que impidan de forma automática que el valor de los productos supere el 30% de la percepción salarial bruta en cada devengo. |
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No respetar los límites de exención por producto Calcular el límite por ejemplo del ticket restaurante sobre días naturales en lugar de días hábiles/laborables efectivos o sobre límites que han pedido vigencia. |
La fracción o el importe que exceda el límite establecido por ley tributa en su totalidad en la nómina del mes correspondiente como rendimiento del trabajo en especie no exento. |
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Incluir beneficiarios no permitidos en el seguro médico Extender la exención a familiares fuera del núcleo legalmente regulado. |
La prima de seguro correspondiente a la persona no autorizada legalmente tributa íntegramente como retribución en especie no exenta, generando un defecto en el ingreso a cuenta. |
Restringir la exención fiscal del seguro de salud única y exclusivamente al propio empleado, su cónyuge legal (matrimonio) e hijos. |
Errores en la gestión continuada
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Tarjeta restaurante usada fuera de días laborables en activo Utilizar las tarjetas o vales en periodos de vacaciones, fines de semana, festivos o durante una baja por Incapacidad Temporal (IT). |
El producto pierde automáticamente la exención fiscal por esos días. En 2026, la ITSS cruza estos datos de manera automatizada con el registro de jornada y bajas, resultando en una regularización del IRPF no retenido más recargos y cuotas omitidas a la Seguridad Social. |
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No recalcular el porcentaje de RF tras una subida salarial Si el salario varía por revisiones anuales o convenios y la retribución flexible permanece fija o se altera sin control, el mix retributivo se descompensa. |
Riesgo latente de que el porcentaje de retribución en especie supere el límite legal del 30% en relación con los nuevos conceptos salariales brutos. |
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Retención de IRPF mal calculada al incorporar la RF No ajustar el tipo de retención de la nómina a pesar de haber reducido la base imponible dineraria del trabajador tras firmar la novación. |
El empleado acumula un defecto de retención durante el año. Esto genera una deuda imprevista con Hacienda que aflora en su declaración de la renta (resultado a pagar elevado), provocando frustración y rechazo hacia el plan de la empresa. |
Utilizar obligatoriamente el algoritmo oficial de retenciones de la AEAT para actualizar el tipo de retención en la nómina desde el mismo mes en que surte efecto la reducción de la base imponible por la retribución flexible. |
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No actualizar el plan tras cambios normativos Mantener parámetros y límites obsoletos del pasado. |
El uso de límites inferiores al legal hace que el empleado pierda optimización; usar límites superiores desactualizados provoca una infracción fiscal por omisión de ingresos a cuenta debidos. |
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Errores en la declaración y el Modelo 190
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No reflejar correctamente los conceptos de RF en el Modelo 190 Errores de codificación u omisión de las cuantías en especie exentas al presentar el resumen anual ante la Agencia Tributaria. |
La AEAT utiliza este modelo para realizar el borrador de la renta de los empleados. Una codificación incorrecta provocará que el trabajador reciba una propuesta de liquidación errónea, derivando en reclamaciones y sanciones a la empresa por datos inexactos. |
Asegurar que cada producto exento se asigne escrupulosamente a las subclaves específicas destinadas a las retribuciones en especie exentas dentro del Modelo 190.
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Confundir retribución en especie exenta con no sujeta Tratar bajo el mismo paraguas fiscal los beneficios elegidos voluntariamente por el empleado (especie exenta) y las herramientas de trabajo obligatorias dadas por la empresa (no sujeta). |
Provoca un error conceptual que genera fallos en cadena en la confección de la nómina, altera las bases imponibles y deforma las declaraciones periódicas informativas, activando alertas y auditorías cruzadas por parte de la AEAT. |
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Cómo una plataforma de retribución flexible elimina estos errores de raíz
Los errores de cálculo en el IRPF, como la superación de los límites legales, generan errores recurrentes que se convierten a la larga, en un problema estructural en RRHH. Un problema que conlleva, además, una carga administrativa insostenible, un elevado nivel de estrés para quienes gestionan la retribución flexible y un riesgo fiscal permanente.
Una plataforma automatizada elimina estos problemas de raíz mediante una gestión automática y continuada: valida los límites en tiempo real, genera la documentación jurídica necesaria al instante y se integra con el ecosistema tecnológico y de gestión de nóminas de RRHH para no dejar margen de error.
De hecho, al automatizar las reglas y los topes legales, el software o plataforma actúa como un cortafuegos para la empresa, impidiendo que se procese cualquier nómina que vulnere la normativa de la Agencia Tributaria. Y si el sistema detecta desviaciones o descuadres a tiempo, permitirá a RRHH corregir cualquier anomalía en el mismo ejercicio fiscal, antes de que se repita y consolide el error.
Además, este tipo de sistemas audita y almacena de forma histórica cada movimiento, contrato de novación y consumo de los empleados y empleadas. Así que, si llega una inspección que reclama información de ejercicios fiscales pasados, RRHH dispondrá de una potente herramienta de trazabilidad a su servicio, a fin de justificar documental cada acción.
Preguntas frecuentes
¿Puede Hacienda reclamar errores de años anteriores?
Sí. Hacienda puede revisar y reclamar cualquier irregularidad fiscal de ejercicios pasados. Si en 2026 Hacienda detecta un error en la exención de un seguro médico o ticket restaurante aplicado en 2023, exigirá la regularización de inmediato.
¿Quién es responsable del error, la empresa o la persona empleada?
La responsabilidad principal ante Hacienda recae a priori sobre la empresa, pues tiene la obligación de retener e ingresar en Hacienda el IRPF correcto de sus trabajadores y trabajadoras. Si aplica una exención fiscal a la retribución flexible de forma errónea, Hacienda reclamará a la empresa las cantidades no retenidas.
¿Qué pasa si detecto un error antes de que llegue una inspección?
Si se detecta el error a tiempo, la clave es actuar bajo el principio de regularización voluntaria y presentar una declaración complementaria o rectificativa para abonar las retenciones mal aplicadas antes de que Hacienda notifique el error, atenuando el impacto financiero de una posible sanción, además de reputacional.
¿El exceso sobre los límites anula toda la exención o solo la parte que excede?
Solo se anula y tributa la parte que excede el límite legal. La exención se mantiene intacta hasta el máximo permitido por la ley.
*Este artículo tiene carácter informativo. Para actualizar la información o aplicarla a casos concretos, consulta con tu asesoría fiscal o laboral.
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