El beneficio de Formación de Cobee by Pluxee simplifica la experiencia de los empleados y centraliza la gestión y los pagos desde Pluxee. Funciona mediante solicitudes y requieren de aprobación por parte de RR.HH. para su puesta en marcha.
A continuación, te explicamos cómo funciona y qué aspectos debes tener en cuenta como empresa.
1. El empleado realizará una solicitud a través de la app Cobee By Pluxee. Seleccionará el centro, curso, importe total del curso, fechas de realización e incluso puede dar detalles como adjuntar documentos para justificar que la formación está relacionada con su actividad profesional. Estos detalles adicionales dependen del criterio que traslade cada empresa a los empleados. Por último, también podrán incluir si quieren fragmentar el pago de la formación en múltiples de detracciones en nómina. Esta opción es configurable. Si no se desea financiar, se puede eludir.
El empleado no tiene que solicitar la factura a nombre de la empresa. Esta factura puede ir a su nombre como mero justificante, ya que el pago lo canalizamos directamente desde Pluxee al establecimiento
2. Recibirás una notificación vía email para comunicarte que un empleado ha realizado una solicitud. Accederás a tu portal de cliente Cobee by Pluxee para su análisis. El control siempre lo tienes tu. Podrás:
- Rechazar: Negarás la formación al empleado, añadiendo una justificación. Este mensaje se trasladará al empleado vía email. La solicitud quedará en estado “rechazada” en el listado de solicitudes.
- Aprobar: Para ello, tendrás que “Añadir un pagador”. Es decir, elegir cómo quieres tramitar la formación: Subvencionado íntegramente por la empresa o que el empleado la gestione vía Retribución Flexible.
- Subvencionado por la empresa: Implica que el curso será pagado en la modalidad Beneficio Social. En el caso de que ofrezcas Bolsas Multibeneficio, el sistema tendrá en cuenta el importe disponible que tenga el empleado. De este modo, no estarás ofreciendo un beneficio por encima de lo que tienes estipulado.
- Gestionado vía Retribución Flexible: El empleado asume el coste total de la formación mediante detracción en nómina. En el caso de que el empleado haya indicado el pago de la formación en múltiples nóminas, podrás aceptar o modificar el número de cuotas. Si requieres de modificación, bien porque excede el número de cuotas permitido por la empresa u otras cuestiones, contacta con el empleado antes de aceptar.
- Pagos Mixtos: Actualmente, los pagos mixtos, entendidos como parte en Beneficio Social y parte gestionados en Retribución Flexible, han de ser gestionados mediante dos solicitudes. Es decir, el empleado tendrá que realizar una solicitud por el importe deseado en Beneficio Social y otra con el importe en Retribución Flexible. Aconsejamos que el empleado indique algún tipo de identificador en el nombre del curso para facilitar la gestión. Ej. Solicitud 1: Curso Inglés BS, Solicitud 2: Curso Inglés RF. De este modo, como administrador, es más sencillo.
- El servicio formación en Cobee By Pluxee está entendido como un servicio en especie y no como un gasto de empresa, por lo que, independientemente de la modalidad en la que se haya elegido tramitar, beneficio social o retribución flexible, ambos irán indicados en el informe de nóminas. Esto implica que computarán para el límite del 30% de salario bruto que un empleado puede destinar a salario en especie. Puedes estar tranquilo, el sistema lo controla igual que con el resto de los servicios.
- La aprobación de una formación implica la detracción del importe total del curso en la cuenta de empresa. Por lo que es necesario que haya fondos disponibles para poder tramitar el pago al establecimiento. No se hacen pagos parciales, es decir, se tramita el importe total que haya indicado el empleado. Puedes recargar tu cuenta siempre que lo necesites.
- En el caso de que hayas aceptado una formación con múltiples detracciones en nómina, tienes que entender que estás asumiendo una financiación entre empresa y empleado. Pluxee no realiza financiaciones. Te indicaremos en el informe de nóminas la cuota a detraer hasta la fecha de finalización.
3. Una vez aprobada la formación, se lo haremos saber al empleado vía email. Tanto la aceptación como tal, como los importes a detraer en nómina. Por último, procederemos a la realización del pago al establecimiento. Los pagos se realizan todos los miércoles, pudiendo tardar en consolidarse la transferencia entre 48 a 72h. No podemos adelantar ni retrasar la fecha de pago.
- La aprobación de la formación no tiene en cuenta la fecha de inicio de la misma. Es decir, si apruebas una formación ahora con inicio a dos meses vista, tanto el trámite del pago como la detracción en nómina se realiza en el momento. Esto permite que, en el caso de las formaciones con varias detracciones de nómina, se vayan cubriendo, tanto a modo garantía para la empresa, como para comodidad del empleado.
Como has podido ver, todo es automático y centralizado en Cobee By Pluxee. No es necesario que las facturas vayan a nombre de la empresa, ni que realices el pago. Toda la carga administrativa asociada a la gestión de este servicio desaparece. Podrás comprobar tus consumos de formación en la factura que recibes a final de ciclo, como otro servicio más. Por lo que contablemente puedes estar tranquilo.
- El servicio Formación en Cobee By Pluxee no contempla las subvenciones de FUNDAE. Es decir, estas formaciones tienen que gestionarse por fuera de la herramienta. Conoce los detalles y las implicaciones de FUNDAE en el siguiente artículo
Por último, te recordamos los límites y exenciones fiscales asociadas a este servicio:
Cuando el curso está directamente relacionado con la actividad profesional del empleado, la formación está exenta de IRPF al 100%, siempre que sea financiada directa o indirectamente por la empresa.
Al tratarse de retribución en especie, se aplican los límites generales:
- La retribución en especie no puede superar el 30% del salario bruto anual del empleado.
- El salario en dinero debe ser superior al Salario Mínimo Interprofesional (SMI), que actualmente es de 17.094 € en 14 pagas.
También están exentas las cuantías dedicadas a los gastos de desplazamiento desde el centro de trabajo hasta el de formación y asumidas por la compañía dentro de los límites justificados por la normativa fiscal.