Cuando un empleado crea una solicitud de guardería en Cobee by Pluxee, el importe se reserva automáticamente en su monedero llegado el día 1 del mes. Este importe se reportará en nómina una vez pasada la fecha de corte, independientemente de que apruebe o no el pago al centro.
Si el empleado cancela la solicitud desde la app después del cierre del ciclo, la cancelación no revierte ninguna operación automáticamente. En estos casos, es necesario que RRHH intervenga para elegir cómo regularizar la situación. El equipo de Att. Al cliente se pondrá en contacto si se registramos una cancelación por alguno de los empleados.
A continuación, se detallan los dos escenarios en los que tu participación como RRHH es imprescindible:
Caso 1: Solicitud realizada antes del día 30, sin aprobación, cancelada después del día 1. No se ha pagado al centro.
¿Qué ha pasado?
Tu empleado creó una solicitud de guardería antes del día 30 del mes, pero no llegó a aprobar el pago. A pesar de ello, al llegar el día 1 del mes siguiente y pasar la fecha de corte de nóminas de tu empresa, el sistema ha:
- Detraído el importe de tu Funding Account.
- Reportado la transacción en el informe de nóminas.
- Facturado el importe correspondiente.
Sin embargo, no se ha realizado ningún pago a la escuela infantil, ya que el empleado nunca aprobó la solicitud.
Posteriormente, el empleado ha cancelado la solicitud desde la app.
¿Por qué ha ocurrido esto?
Cuando un empleado crea una solicitud de guardería, el importe se reserva (acumula) en su monedero desde el momento en que se inicia el periodo de aprobación. Esta reserva tiene impacto en nómina, aunque el empleado no haya aprobado el pago.
Es decir: crear la solicitud ya genera una detracción en nómina, independientemente de que el pago al centro se ejecute o no.
¿Qué opciones tengo para resolverlo?
Como el ciclo de nóminas ya está cerrado, existen dos opciones para regularizar la situación. Necesitamos que nos indiques cuál prefieres:
Opción 1 — Devolución completa con refacturación
No recomendada — implica mayor tiempo de resolución.
¿Qué consigues?
- El importe se devuelve a tu Cuenta de empresa.
- La transacción desaparece del informe de nóminas como si nunca hubiera existido.
¿Qué implica?
- Se refactura el periodo afectado.
- Tendrás que descargar el informe de nóminas actualizado desde tu plataforma Cobee by Pluxee.
- Este proceso requiere intervención del equipo de FinOps, lo que demora los tiempos de resolución.
Opción 2 — Regularización en el ciclo en curso
Recomendada
¿Qué consigues?
- El importe se devuelve a tu Funding Account.
- No se modifica la facturación ya cerrada.
- La regularización se refleja en el ciclo de nóminas en curso.
¿Qué implica?
- En el fichero de consumos, el importe aparecerá en la columna "Acumulado recuperado".
- El movimiento también se reflejará en los movimientos de la cuenta de tu plataforma Cobee by Pluxee.
- No requiere intervención de FinOps, por lo que el proceso es más ágil.
Recomendación para evitar esta situación en el futuro
Te sugerimos comunicar a tus empleados que:
- Crear una solicitud de guardería ya implica una reserva de importe con impacto en nómina, aunque no aprueben el pago.
- Si no van a necesitar el pago un mes concreto, es mejor no aprobar la solicitud (sin cancelarla), ya que el saldo acumulado se puede reutilizar en meses posteriores sin necesidad de crear una nueva solicitud.
- Cancelar una solicitud con saldo acumulado siempre requiere una gestión adicional con el equipo de RRHH.
Caso 2: Solicitud realizada antes del día 30, aprobada, pagada a la escuela infantil y cancelada después del día 1.
¿Qué ha pasado?
Tu empleado creó una solicitud de guardería antes del día 30 del mes y aprobó el pago correctamente. El sistema procesó todo con normalidad:
- Se detrajo el importe de tu Funding Account.
- Se reportó la transacción en el informe de nóminas.
- Se facturó el importe correspondiente.
- Se realizó el pago a la escuela infantil.
Posteriormente, el empleado ha cancelado la solicitud desde la app.
¿Por qué es diferente este caso?
A diferencia de otros casos donde el pago no llega a ejecutarse, aquí el centro educativo ya ha recibido el dinero. Esto significa que, antes de poder regularizar la situación en tu cuenta, es necesario recuperar el importe del establecimiento, lo cual implica un proceso con varios pasos y plazos más largos.
Proceso de recuperación del importe pagado al centro
Dado que el dinero ya fue transferido a la escuela infantil, nuestro equipo debe realizar los siguientes pasos antes de poder devolverte el importe:
- Solicitar al establecimiento la devolución del dinero
- Una vez confirmada la devolución por parte del establecimiento, gestionar internamente el abono
- Transferir el importe recuperado a tu cuenta
¿Qué opciones tengo una vez recuperado el importe?
Una vez completado el proceso de recuperación, existen dos opciones para regularizar la transacción en tu cuenta. Lo más probable es que, dado el tiempo transcurrido, el ciclo de nóminas original ya esté cerrado. Necesitamos que nos indiques cuál prefieres:
Opción 1 — Devolución completa con refacturación
No recomendada — implica mayor tiempo de resolución.
¿Qué consigues?
- El importe se devuelve a tu Funding Account.
- La transacción desaparece del informe de nóminas como si nunca hubiera existido.
¿Qué implica?
- Se refactura el periodo afectado.
- Tendrás que descargar el informe de nóminas actualizado desde Retool o bien obtener la versión actualizada desde tu plataforma de Cobee by Pluxee.
- Este proceso requiere intervención del equipo de FinOps, lo que demora considerablemente los tiempos de resolución (sumado al tiempo ya invertido en la recuperación del pago).
Opción 2 — Regularización en el ciclo en curso
(Recomendada)
¿Qué consigues?
- El importe se devuelve a tu Funding Account.
- No se modifica la facturación ya cerrada.
- La regularización se refleja en el ciclo de nóminas en curso.
¿Qué implica?
- En el fichero de consumos, el importe aparecerá en la columna "Acumulado recuperado".
- El movimiento también se reflejará en los movimientos de la cuenta en tu plataforma de Cobee by Pluxee.
- No requiere intervención de FinOps, por lo que el proceso es más ágil.
Recomendación para evitar esta situación en el futuro
Te sugerimos comunicar a tus empleados que:
- Una vez aprobado el pago de guardería, el importe se transfiere a la escuela infantil y no es posible revertirlo de forma inmediata.
- Cancelar una solicitud desde la app no cancela ni revierte el pago ya realizado al centro.
- Si un empleado no va a necesitar el beneficio en un mes puntual, lo ideal es no aprobar la solicitud ese mes (sin cancelarla), manteniendo el saldo acumulado para uso futuro.
- En caso de duda, es preferible contactar con soporte antes de aprobar o cancelar para evitar procesos largos de recuperación.