Registro retributivo: qué debe incluir y cómo elaborarlo paso a paso
El registro retributivo es un documento que recoge toda la información salarial de la empresa. De hecho, esta debe mostrarse de manera detallada y diferenciada por sexo. Es más, debe incluir los salarios también de los directivos y altos cargos de la organización.
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Qué es el registro retributivo y para qué sirve
El registro retributivo es una herramienta esencial no solo para cumplir la normativa vigente, sino para preservar la igualdad, en materia salarial, dentro de las empresas. Saber qué debe incluir y cómo cumplimentarlo y actualizarlo resulta imprescindible para cualquier profesional de RRHH o especializado en la gestión de personas.
Y ¿por qué es importante que exista un registro retributivo?, ¿Para qué sirve este registro? En primer lugar, para cumplir con las obligaciones recogidas en el RD 902/2020 para la igualdad retributiva entre mujeres y hombres, y en segundo lugar, para detectar y corregir una posible brecha salarial.
Y es que, el registro retributivo incluye toda información pertinente sobre los salarios de los trabajadores y trabajadoras de una empresa al completo.
Qué empresas están obligadas
Todas las empresas en España, sin excepción, deben contar con un registro retributivo de toda su plantilla.
Sin umbral de plantilla: aplica a todas
Hay quienes piensan que el registro retributivo no es obligatorio para las empresas más pequeñas. En absoluto. El registro salarial obligatorio lo es para toda organización y ha de comprender la información salarial de toda la plantilla.
Qué debe incluir
Puesto que el registro salarial obligatorio ha sido creado para garantizar la transparencia en la configuración de las percepciones, este debe recoger los siguientes datos:
-
Valores medios y medianas desagregados por sexo: los valores medios de los salarios así como los complementos salariales y percepciones extrasalariales. Todo ello diferenciado por sexo.
-
Agrupación por grupo profesional, categoría y puesto de igual valor: la información anteriormente citada debe aparecer ademas distribuida por grupos profesionales, categorías profesionales y puestos de trabajo de igual valor.
-
Tratamiento de complementos y de la retribución en especie: la información debe presentarse además en por tipo de retribución; es decir, el salario base, los complementos y las percepciones extrasalariales.
Cómo elaborarlo paso a paso
Son tres los pasos esenciales que debería dar toda empresa para constituir con éxito un registro retributivo a la altura de las necesidades y obligaciones legales:
Recogida de datos
Para elaborar un registro retributivo, el primer paso es recopilar toda la información salarial pertinente, es decir, aquella que debe consignarse dentro del modelo de registro retributivo Excel. Después, el departamento encargado de dicha tarea debe proceder a efectuar el promedio de la información salarial de la plantilla y a desglosarlo por sexo, grupos profesionales y puestos de trabajo.
Periodo de referencia
Es importante así mismo definir el periodo temporal de referencia, normalmente de un año natural (del 1 de enero al 31 de diciembre).
Cálculo de la brecha y umbral del 25 por ciento
El cálculo de la brecha salarial gracias al registro retributivo es una obligación legal. Si esta supera el 25 %, la empresa debe justificar objetivamente los motivos de dicha diferencia y descartaría así una posible discriminación de género.
Consulta a la representación legal de los trabajadores
Quienes ejerzan la representación legal de las personas trabajadoras deben ser consultados por la empresa con una antelación de al menos diez días antes de la elaboración del registro retributivo o de su modificación.
Recordar que todas las personas trabajadoras de una empresa tienen derecho a consultar el registro retributivo de la misma. Es más, la organización debe proporcionar dicha información a las y los representantes legales de las personas trabajadoras.
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Ejemplo práctico de registro retributivo
El Ministerio de Trabajo y Economía Social facilita un ejemplo práctico de registro retributivo que pueden tomar las empresas como punto de partida para confeccionar el propio.
Otros ejemplos muy sencillos y simplificados para entender la mecánica de dicho registro (pues no aplican la clasificación profesional, grupos/categorías, conceptos salariales y criterios exigidos por la normativa española más específicos) son los siguientes:
Caso sin brecha salarial
Un resultado que muestre un 0 % de brecha salarial será aquel en el que, para el total de los grupos profesionales recogidos, la retribución media y mediana calculada es la misma para hombre y mujeres en idénticas condiciones de trabajo o puestos de igual o similar valor.
Ejemplo:
Empresa: Empresa ficticia Norbiden Plus, S.L.
Plantilla: 4 personas
Puesto: Administrativo/a
Periodo: año 2025
| Persona | Sexo | Salario anual |
|---|---|---|
| Ana | Mujer | 30.000€ |
| María | Mujer | 30.000€ |
| Juan | Hombre | 30.000€ |
| Carlos | Hombre | 30.000€ |
Cálculo:
-
Media salarial mujeres: 30.000 €
-
Media salarial hombres: 30.000 €
-
Diferencia: 0 €
Brecha salarial: 0 %, no existe brecha salarial entre mujeres y hombres en este grupo.
Este sería el ejemplo más sencillo de registro retributivo: mismo trabajo/valor, misma retribución media y brecha del 0 %.
Caso con diferencias justificadas
Como se ha señalado anteriormente, cuando se detecten diferencias significativas en el registro retributivo, es necesario argumentar causas objetivas que las justifiquen. Algunas de ellas pueden ser la existencia de complementos ligados a antigüedad o productividad.
Empresa: Empresa ficticia BetaBat, S.L.
Plantilla: 4 personas
Puesto: Administrativo/a
Periodo: año 2025
| Persona | Sexo | Salario anual | Complemento antigüedad |
|---|---|---|---|
| Ana | Mujer | 30.000€ | 0€ |
| María | Mujer | 30.000€ | 0€ |
| Juan | Hombre | 31.000€ | 1.000€ |
| Carlos | Hombre | 30.000€ | 0€ |
Mujeres:
-
30.000 + 30.000 = 60.000 €
-
60.000 / 2 = 30.000 € de media
Hombres:
-
31.000 + 30.000 = 61.000 €
-
61.000 / 2 = 30.500 € de media
Brecha salarial:
Existe una diferencia del 1,64 % a favor de los hombres.
¿Está justificada dicha diferencia?
En este caso, imaginemos que el único motivo de la diferencia de Juan es que tiene un complemento de antigüedad de 1.000 €, establecido con el mismo criterio para cualquier persona de la plantilla. En este ejemplo, dicha brecha sí podría estar explicada por un criterio objetivo y neutro, porque los 1.000 € corresponden exclusivamente a la antigüedad y el criterio se aplica por igual a mujeres y hombres.
La razón del registro retributivo no es únicamente calcular la brecha, sino poder analizar qué conceptos retributivos la generan y si responden a criterios objetivos, neutros y no vinculados al sexo.
Registro retributivo Excel
El RD 902/2020 establece que el registro retributivo podrá tener el formato establecido en las páginas web oficiales del Ministerio de Trabajo y Economía Social y del Ministerio de Igualdad. De hecho, se facilita una Herramienta de registro retributivo (Remuneration Registraron Tool), así como una Guía para uso de la herramienta por parte de las empresas,
Esta herramienta, que actúa como modelo oficial de registro retributivo Excel, consiste en un Libro o archivo en formato Microsoft Excel® que se organiza en diferentes Hojas: Inicio, campos, conceptos tributos, datos, agrupaciones y hojas de registro retributivo.
Cada cuánto hay que actualizarlo
Lo normal es que el registro salarial obligatorio se actualice cada año natural, a no ser que fuese necesario modificarlo por una alteración sustancial de las masas salariales.
Sanciones por incumplimiento
Las sanciones por no contar o incumplir el registro retributivo como empresa van desde los 626 hasta los 225.018 euros en los casos de mayor gravedad.
Relación con el plan de igualdad y la auditoría retributiva
El registro retributivo sirve como base para realizar auditorías retributivas. Estas últimas se incluyen dentro de las medidas que recogen los planes de igualdad a fin de analizar causas y corregir brechas entre sexos. De hecho, toda empresa que elabore un plan de igualdad deberá incluir en el mismo una auditoría retributiva para constatar que prima el principio de igualdad entre mujeres y hombres en materia de retribución.
Tanto el registro retributivo o registro salarial obligatorio como la auditoría retributiva se han convertido en herramientas esenciales para la igualdad dentro de las empresas.
Preguntas frecuentes
¿Qué empresas están obligadas a tener y actualizar un registro retributivo?
Todas las empresas, sin importar su tamaño o número de personas en plantilla.
¿Qué datos debe incluir obligatoriamente?
Los valores medios (medias y medianas) de los salarios, complementos y percepciones extrasalariales, desagregados por sexo, categoría profesional y puesto de trabajo.
¿Quién tiene derecho a acceder al registro?
Toda la plantilla a través de la representación legal de los trabajadores y trabajadoras, o directamente si esta última no existe.
¿Cada cuánto tiempo se debe actualizar?
Tiene una vigencia de un año natural, salvo que exista la necesidad de acometer modificaciones sustanciales por un cambio esencial en la estructura salarial de la empresa.
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