Cómo reducir la carga administrativa en RRHH

Automatización de procesos en recursos humanos

Solo gracias a la tecnología los departamentos de RRHH pueden aumentar la automatización de procesos tediosos y recurrentes de forma exitosa, y reducir así la carga administrativa a la que se han visto abocados históricamente. 

Dicha automatización se puede aplicar en prácticamente todas las tareas del departamento. Dicho de otro modo, puede automatizarse casi cualquier área de gestión o fase del employee journey en el que RRHH se ve implicada:

• Gestión integrada de talento.
• Control digitalizado de presencias y vacaciones.
• Optimización de la planificación y gestión de turnos (mediante herramientas para la planificación automatizada de turnos y ausencias).
• Automatización de contrataciones y nóminas.
• Atención a los empleados y empleadas (gracias a la integración de chatbots para consultas comunes).

Adoptar este tipo de soluciones reduce la carga de trabajo gracias a la automatización de procesos precisamente cuando los equipos de RRHH están más preparados que nunca para impulsar la transformación organizativa y culturas empresariales resilientes.

Implementación de herramientas tecnológicas avanzadas

La tecnología se pone al servicio de RRHH como elemento clave para aligerar la gestión. La implantación de soluciones digitales se ha convertido en un requisito imprescindible para la eficiencia gracias a la automatización de procesos. Entre las herramientas que marcan la diferencia destacan:

Software de administración de personal

Software inteligente para la administración de personal: gestión integral de nóminas, contratación, beneficios sociales y retribución flexible, sistemas digitalizados de control horario y gestión de ausencias...

Uso de People Analytics para la toma de decisiones

Procura el análisis de datos objetivos sobre los empleados y empleadas para impulsar la satisfacción, el compromiso y la retención del talento.

Soluciones SaaS especializadas para RRHH

Permiten la automatización de procesos críticos para la sostenibilidad y competitividad futura de la empresa: reclutamiento, evaluaciones de desempeño… 

Todas estas tecnologías no solo optimizan recursos mediante la automatización de los recursos humanos, sino que anticipan incidencias mediante análisis predictivo y proporcionan información fiable para la toma de decisiones estratégicas. 

De hecho, otra de las herramientas tecnológicas avanzadas cada vez más habituales en los departamentos de RRHH son aquellas que permiten una gestión automática y eficaz de los planes de beneficios corporativos. Por ejemplo, Cobee by Pluxee permite centralizar toda la gestión en una plataforma 100 % digital muy sencilla que, además, facilita la autogestión de los múltiples beneficios por parte de los empleados y empleadas.

Digitalización de la documentación y archivos

La automatización de tareas rutinarias ha dejado de ser una ventaja competitiva para convertirse en un pilar esencial de la eficiencia en RRHH. Procesos antes manuales, como la gestión documental y de archivos, ahora pueden gestionarse con precisión y agilidad, liberando tiempo para actividades de mayor impacto estratégico y un enorme espacio físico. Todo ello ha sido posible gracias a: 

• La gestión digital de archivos y documentos.
• La implementación de la firma electrónica.

En definitiva, liberar al área de RRHH del trasiego de papel le ha permitido desprenderse de una gran carga administrativa y redirigir su talento hacia la construcción de valor para la organización y sus personas.

Mejora de la comunicación y la transparencia dentro del equipo

Sin embargo, adoptar soluciones digitales no basta. La verdadera optimización exige desarrollo de nuevas competencias en los equipos de RRHH: habilidades técnicas para manejar herramientas avanzadas, y soft skills para liderar procesos de cambio y adaptación. Este proceso implica, sin duda, un verdadero cambio cultural que requiere la formación continua no solo en nuevas tecnologías o en legislación laboral, sino en transformación, resiliencia y comunicación para:

• El uso de plataformas digitales para una comunicación efectiva.
• El fomento del engagement de los empleados a través de tecnologías. 

Y es que, la automatización de recursos humanos y la eficiencia administrativa no es un fin en sí mismo, sino el medio para que RRHH lidere la transformación organizacional del futuro.