Cómo hacer una nómina paso a paso: Guía para empresas y RRHH
Hacer una nómina puede resultar sencillo para quienes llevan años en el departamento de RRHH de una empresa. Pero para quienes acaban de aterrizar, hacer nóminas correctamente puede ser una tarea abrumadora. Especialmente por las implicaciones que conllevan posibles errores o inexactitudes en su elaboración y posterior gestión, para los y las trabajadoras y para la organización. Estos son algunos de los detalles que no deberían pasarse por alto a la hora de hacer una nómina.
Descubre nuestra plataforma multibeneficios
Aprende en minutos a diseñar un plan de beneficios que motive a tu equipo y optimiza la gestión de RRHH con Cobee by Pluxee.
Elementos esenciales para hacer una nómina correctamente
Entre los aspectos básicos a tener en cuenta cuando se hace una nómina, cabe destacar la estructura de la misma. Porque esta ofrecerá pistas importantes sobre algunos datos que son de obligado cumplimiento.
Encabezado y datos de identificación
Los datos identificativos de la empresa (nombre o razón social, CIF, domicilio fiscal de la empresa y código de la cuenta de cotización de la Seguridad Social) y los datos referentes al trabajador o trabajadora (nombre y apellidos, NIF, número de la Seguridad Social, puesto de trabajo, grupo profesional, grupo de cotización, antigüedad) deben constar en la cabecera de la nómina. Y junto a estos, los que informan sobre el periodo de liquidación.
Periodo de liquidación
Se refiere al periodo de trabajo cubierto, es decir, al que corresponde la retribución económica recibida, aquella que recoge la nómina en cuestión y que responde a días exactos.
Estructura técnica: Devengos y Deducciones
A continuación, aparecen detalladas las percepciones y las deducciones.
Percepciones salariales y extrasalariales
Todas aquellas percepciones salariales y extrasalariales que forman parte de la retribución bruta del trabajador o trabajadora en el periodo devengado.
Deducciones: Seguridad Social e IRPF
Todas aquellas deducciones que se llevan a cabo sobre el salario bruto anteriormente indicado. Estas están recogidas en la legislación e incluyen las retenciones en concepto de IRPF y las cotizaciones a la Seguridad Social.
Además de estas cuantías, generalmente las de mayor importancia, pueden aparecer otros tipos de deducciones aplicables cuando se aborda la tarea de hacer una nómina.
Hay que señalar que la nómina, como documento de acreditación, debe reflejar el salario del trabajador o trabajador para un periodo estipulado en compensación por su dedicación en ese tiempo.
Por lo tanto, recogerá el líquido a percibir, es decir, la cantidad neta final (devengos totales menos deducciones) a las que tiene derecho por su prestación de trabajo.
También ha de aparecer el lugar de emisión, la firma y el sello de la empresa. Esto último en el pie de la nómina.
Plantilla de nómina
Descarga una plantilla editable con un ejemplo de nómina que podrás utilizar para simplificar tus procesos de compensación.
Cómo hacer una nómina paso a paso en 2026
De lo anterior se desprenden cinco pasos que no debe perder de vista el departamento de RRHH de cualquier empresa con empleados y empleadas en nómina o asalariados:
1. Identificación y datos de encabezado
Información tanto de la empresa como de la persona empleada.
2. Cálculo de devengos y percepciones
Los ingresos brutos, incluyendo salario base, pluses (por antigüedad, peligrosidad…), horas extras y pagas extraordinarias (prorrateadas o no).
3. Aplicación de deducciones y retenciones de IRPF
También la retención de IRPF, la cotización a la Seguridad Social (contingencias comunes, desempleo, formación, mecanismo de equidad intergeneracional), y otras posibles retenciones.
Para dichos cálculos a la hora de hacer la nómina, deben tenerse en cuenta las bases de cotización necesarias para calcular los impuestos y prestaciones. También se deben considerar el convenio colectivo aplicable, el tipo de contrato o la situación familiar del trabajador (para el tipo de retención IRPF).
Si el departamento de RRHH utiliza una plataforma integral como la de Cobee by Pluxee, la base imponible sobre la que se calcula el IRPF se reducirá (gracias a los beneficios corporativos que aparecen en la nómina como retribución flexible), logrando que el empleado y empleada pague menos impuestos de forma legal.
4. Determinación del líquido a percibir (salario neto)
La cantidad neta final (devengos totales - deducciones) que recibe el trabajador o trabajadora.
5. Automatización y validación del documento
La automatización y validación de la nómina son procesos tecnológicos clave para garantizar que los pagos a los empleados y las obligaciones con la Administración se realicen sin errores humanos y cumpliendo con la normativa vigente.
El uso de softwares especializados para hacer nóminas permite la aplicación automática al salario base de complementos y prorratas según el convenio colectivo configurado, integrar datos de control de presencia (horas extra, bajas por IT, ausencias) para ajustar los devengos en tiempo real, la distribución masiva de las nóminas a través de portales del empleado o correos cifrados y la generación de ficheros listos para ser enviados al Sistema RED de la Seguridad Social o a la Agencia Tributaria.
Además, de las validaciones propias de la empresa, aquellas que confecciona de manera interna, la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) valida los datos enviando un borrador de la liquidación basado en la información que ya poseen del trabajador o trabajadora. Informe que la empresa debe "confirmar" si coinciden con los de la nómina antes de cerrar el mes.
Cómo optimizar la nómina mediante la retribución flexible
La optimización de la nómina mediante la retribución flexible es posible porque permite que el empleado o empleada destine una parte de su salario bruto (hasta un máximo del 30 %) al pago de determinados servicios necesarios en su día a día y además están exentos de IRPF.
Al reducir la base imponible sobre la que se calcula el impuesto a la hora de hacer la nómina, el trabajador o trabajadora aumenta su salario neto sin que la empresa incremente sus costes salariales.
El impacto de los beneficios sociales en el salario neto
Algunos conceptos clave para optimizar el salario a través de los beneficios fiscales son: los tickets restaurante (exentos hasta 11 € por día laborable), la tarjeta transporte (hasta 1.500 € anuales para desplazamientos en transporte público entre el domicilio y el centro de trabajo), el cheque guardería (de exención total para centro de educación infantil de 0 a 3 años) el seguro de salud (hasta 500 € anuales por cada miembro de la unidad familiar) o la formación (de exención total siempre que las acciones formativas estén directamente relacionados con el puesto de trabajo o la actividad de la empresa).
Una simulación sobre el impacto de la retribución flexible en la nómina permite calcular el ahorro exacto de todos estos conceptos a fin de mes para cada empleado o empleada.
Simplifica la gestión de tus nóminas con la tecnología de Pluxee
Las empresas que configuren el plan de retribución flexible añadiendo los servicios mejor adaptados a sus empleados y empleadas lograra un ratio de adhesión a dicha estrategia mayor, con todas las ventajas que esto supone en retención y atracción de talento.
Por ejemplo, gracias a Pluxee, una vez configurado el plan, los empleados y empleadas pueden confeccionar su propio plan de retribución flexible, voluntariamente, según sus necesidades, seleccionando qué servicios y qué importe de su salario destina a cada uno de ellos.
Esta accesibilidad y capacidad de autogestión facilita enormemente la labor a los departamentos de RRHH, que gracias a Pluxee podrán limitar la carga de trabajo destinada a estas tareas. Y hacer nóminas con la confianza de que su ecosistema de trabajo incluirá en estas, de forma automática, toda la información pertinente sobre los servicios y productos consumidos dentro del plan de retribución flexible.
Suscríbete a nuestra newsletter
¡No te pierdas nada! Suscríbete ahora y recibe las últimas novedades y estudios para mejorar el bienestar de tu equipo 🚀
Artículos relacionados
