Cómo diseñar un plan de beneficios sociales que motive a toda tu plantilla
Para diseñar un plan de beneficios sociales es indispensable conocer las necesidades de la plantilla, los objetivos y presupuesto de la empresa y seleccionar una plataforma y un proveedor flexibles que pongan a tu disposición planes que te permitan combinar ambos mundos. Te contamos cómo conseguirlo paso a paso.
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Qué es un plan de beneficios sociales y en qué se diferencia de la retribución flexible
Un plan de beneficios sociales es un conjunto de complementos extra salariales que las empresas ofrecen a sus plantillas como parte de su acuerdo laboral. Es decir, son beneficios que se suman al salario dinerario que percibe el empleado.
El objetivo de estos planes es reforzar las estrategias de captación y fidelización del talento, el fortalecimiento del compromiso de los equipos y la priorización del bienestar del empleado.
Los planes de beneficios sociales pueden ser muy variados: desde flexibilidad laboral, teletrabajo o políticas de conciliación, a seguro médico, tarjeta restaurante o ticket transporte. La composición dependerá del tipo de empresa y de las necesidades de la plantilla.
La diferencia entre los planes de beneficios sociales y los planes de retribución flexible está en de dónde sale el dinero que financia:
- En los planes de beneficios sociales, es la empresa quien asume en su totalidad el coste de los beneficios. Por lo tanto, es una retribución adicional para el empleado.
- En los planes de retribución flexible es el empleado quien se hace cargo del coste de los beneficios, pero desde su salario en bruto. De esta forma, el trabajador puede consumir ciertos productos y servicios con una exención de IRPF.
Qué debe incluir un plan de beneficios sociales
A la hora de componer un buen plan de beneficios podemos tener en cuenta dos tipos de compensación:
- Compensación no dineraria: medidas que mejoran la vida de los empleados pero que están fuera del salario, como el teletrabajo o el trabajo híbrido, la flexibilidad horaria real o medidas de conciliación efectivas que les permitan compaginar su vida personal o profesional.
- Compensación complementaria al salario: son aportaciones por encima del salario que las empresas ofrecen a los empleados, como la tarjeta restaurante, el seguro de salud, el ticket transporte, las ayudas en formación o guardería...
Un buen plan de beneficios sociales debe ser la combinación de ambas compensaciones según las necesidades de los empleados.
Beneficios sociales para RRHH
Todas las claves para crear un plan de beneficios sociales a la medida de tu plantilla y de tu empresa y cómo implementarlo de forma sencilla.
Qué motiva a cada generación de empleados
Las distintas generaciones de empleados se encuentran en momentos vitales diferentes, por lo que sus necesidades generalmente varían en función de ello.
- Al principio de su trayectoria profesional, un empleado busca la oportunidad de aprender y de progresar, aunque en las nuevas generaciones también cada vez es más demandado el equilibrio entre vida personal y profesional.
- En la mitad de su carrera, habitualmente por necesidades familiares, necesita apoyo para conciliar y estabilidad.
- Al final de su vida laboral vuelve a desear cosas distintas, más relacionadas con la salud y con experiencias enriquecedoras.
Como se puede observar, hay un aspecto que motiva a todos los empleados más allá de las generaciones, y es la posibilidad de lograr un mayor equilibrio entre la vida personal y la laboral. Los beneficios sociales responden directamente a esta necesidad, por lo que las empresas cada vez los tienen más en cuenta a la hora de crear sus programas y estrategias de retribución y reconocimiento.
Cómo diseñar el plan paso a paso:
1. Objetivos y presupuesto
Para empezar a diseñar un plan de beneficios sociales es importante, en primer lugar, saber qué métricas queremos mejorar o qué objetivos buscamos cumplir con su implementación.
Por ello, el primer paso será hacer un estudio interno para saber cuáles son los kpi que perseguimos y cuál es el presupuesto del que disponemos para conseguirlo.
2. Necesidades de la plantilla
La otra parte del paso 1 será saber en qué podemos ayudar a la plantilla. Tenemos que conocer cuáles son sus necesidades para elegir beneficios que realmente vayan a usar y así cumplir nuestros objetivos.
Puedes hacerlo a través de encuestas, entrevistas con los managers, revisión del feedback que ya hayan dado al respecto en otras ocasiones...
Con esa información puedes elaborar una lista de prioridades general o por grupo de empleados, por generación... que te ayudarán a afinar mejor el tipo de beneficios que necesitan.
3. Selección de beneficios
Una vez analizada tu plantilla y con los diferentes grupos identificados, estas son algunas claves de los servicios que más interesarán a cada uno:
- Los empleados de las generaciones más jóvenes pueden sentirse más motivados por servicios que les ayuden a desarrollarse en su carrera, como ayudas para su formación, exentas de IRPF en su totalidad. Por otro lado, no podemos olvidarnos de la mentalidad ecológica de las generaciones más jóvenes, ofrecerles una ayuda para el transporte público, exento de IRPF hasta 1.500€ al año, también será muy valorado.
- Para los empleados con hijos pequeños, resultarán interesantes servicios como el cheque guardería, exento de IRPF en su totalidad, que puede propiciar ahorros de hasta tres mensualidades al año y aumenta la base de cotización a la Seguridad Social.
- A los grupos de edad mayores, o con miembros de su familia que necesitan cuidados, pueden decantarse por un seguro de salud, con exenciones de hasta 500 euros anuales por cada miembro de la familia.
- Finalmente, e independiente de la edad de tu plantilla, si tus empleados comen fuera durante la jornada laboral, poner a su disposición una ayuda para su menú diario será muy apreciado. Este beneficio está exento de IRPF hasta 11 euros por día laborable, con un ahorro medio de 600 euros al año. Es el beneficio social más transversal, ya que es muy apreciado por los empleados de todas las generaciones.
Como vemos, el potencial motivador de los beneficios sociales es muy grande si se incluyen en él los servicios adecuados. Teniendo en cuenta estos consejos, el éxito de tu plan de beneficios sociales estará asegurado.
4. Proveedor y plataforma
Para saber cómo elegir la plataforma de beneficios para empleados que mejor encaje con tu empresa tienes que tener en cuenta varios criterios.
No sólo hay que fijarse en el coste final, o el número de beneficios ofrecido, hay que tener en cuenta múltiples variables que harán que tu experiencia sea realmente positiva.
Estos son algunos de los criterios que deberás tener en cuenta como experto en recursos humanos y compensación:
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Criterios cumple un buen proveedor |
Criterios que cumple un mal proveedor |
| Adaptabilidad y flexibilidad: un buen proveedor tiene que saber adaptarse a las necesidades todo tipo de empresas y de todo tipo de sectores, ya sea una pyme, una multinacional o una microempresa. | Catálogo de beneficios limitado o desfasado: hay proveedores que cuentan con una cartera de beneficios nada personalizada que impide que los empleados puedan utilizar lo que realmente necesitan. |
| Facilidad de uso: la plataforma de los beneficios sociales ha de ser útil y sencilla de manejar. Por ejemplo, la plataforma multibeneficios de Pluxee, Cobee by Pluxee, es 100% digital y con una experiencia de uso supersencilla, algo que minimiza la carga administrativa de recursos humanos. | Poca innovación tecnológica: si la plataforma no se actualiza o hay poca innovación, es muy probable que la experiencia como usuario sea muy frustrante. |
| Soporte y acompañamiento: ¿tú también has tenido algun proveedor con el que es imposible contactar para que te resuelva los problemas? Esta es una de las principales red flags a tener en cuenta. Un buen proveedor de beneficios sociales te ofrece soporte tanto para el administrador de la plataforma como para los usuarios. Además, te acompaña desde el primer momento del lanzamiento del plan de beneficios para asegurarte las mejores tasas de adhesión y uso del plan. | Atención al cliente deficiente: no tener un equipo de acompañamiento, tanto para administradores como usuarios, puede lastrar la experiencia del plan de beneficios enormemente. |
| Red amplia: de poco sirve contar con tarjetas comida o transporte si después sólo se pueden utilizar en muy pocos establecimientos. Por ejemplo, con Pluxee contarás con la red más extensa de España para hacer uso de estas tarjetas, algo que redundará en el uso de tu plan de beneficios y la satisfacción de tus empleados. | Falta de asesoramiento: una red flag importante es no tener a alguien que ayude al admin de la plataforma a configurar su plan o que tampoco nadie de la compañía de beneficios se preocupe por cómo se utilizan los beneficios contratados. |
| Integraciones y automatizaciones: para evitar problemas con otros proveedores o tener fricciones, tienes que asegurarte que tu plataforma de beneficios se pueda integrar con otros software de RRHH como los de reporte de nómina. Además, si la herramiente te permite automatizar procesos, conseguirás reducir tu carga administrativa para dedicar tu tiempo a lo que de verdad realmente aporta valor a un departamento de RRHH. | Poca transparencia: si no se conoce la tasa de uso de los planes o no hay métricas claras, es imposible conocer si el plan de beneficios sociales suministrado está siendo bueno o malo. |
| Cumplir con la normativa: para cualquier plan de beneficios sociales o retribución flexible es indispensable contar con los límites fiscales que existen para no superar el 30% del salario bruto, los límites que existen con exenciones por beneficios (por ejemplo, los 220€ exentos al mes para el ticket comida) o tener en cuenta que sólo se puede ofrecer a empleados que ganen más del Salario Mínimo Inteprofesional (SMI) vigente en ese momento. Plataformas como las de Pluxee tienen en cuenta todos estos aspectos para asegurarte que cumples con la normativa en todos los casos. | Procesos manuales: si los procedimientos requieren de muchas tareas manuales, como admin perderás muchas horas al mes solo en supervisar acciones que con otras plataformas podrías hacer de forma automática. |
| Impacto medible y demostrable: una buena plataforma de beneficios sociales para empleados permite al administrador saber en todo momento cuál es la tasa de uso y el ROI que obtiene con el producto contratado. | Mala experiencia de usuario: si las plataformas o apps no están bien diseñadas, el fracaso del plan de beneficios sociales está casi asegurado. Es importante apostar por un proveedor que cuide sus herramientas e innove que para que la experiencia sea lo más sencilla y exitosa posible. |
5. Comunicación
La comunicación del plan de beneficios sociales es una de las partes más importantes para que sea exitoso.
Aún así, crear un plan de comunicación en torno a su lanzamiento suele ser una de las partes más olvidadas. Es fundamental hacerlo por dos motivos: porque si no conocen la existencia del plan no pueden adherirse (y esto es más común de lo que pensamos), y porque si no entienden bien cómo funciona pueden dejar de usarlo en poco tiempo.
Por lo tanto, difundir materiales explicativos del funcionamiento del plan, organizar sesiones informativas con el equipo, comunicar el plan por todos los canales disponibles y varias veces en el tiempo y colocar la información en un lugar visible, accesible y conocido por todos los empleados como una intranet son algunas medidas efectivas para comunicar el plan correctamente.
6 Medición y revisión anual
El diseño del plan de beneficios sociales no termina con la comunicación. Es necesario hacer un seguimiento tanto de su activación como de su uso. Y por ello, la medición es un elemento básico en esta ecuación.
Lo habitual es hacer un seguimiento algo más exhaustivo al principio e ir comprobando las métricas cada trimestre y de forma anual.
De esta forma podrás:
- Analizar el éxito del plan
- Si las tasas de adhesión o de uso son bajas, analizar los motivos
- Revisar si es necesario hacer algún cambio en los beneficios ofrecidos o en el plan de comunicación
- Ver si ha habido algún problema en la gestión de alguno de ellos según los cambios de tendencia de uso
- Crear un plan flexible que te permita hacer ajustes es clave para garantizar el éxito del plan.
Ejemplos de planes de beneficios sociales por tamaño de empresa
Existen muchas formas de clasificar a las empresas, pero su tamaño es un gran indicativo de la diversidad de necesidades que pueden tener sus empleados. Por ejemplo:
- Microempresas: los presupuestos son muy ajustados, por lo que suele primar más las compensaciones no dinerarias, como la flexibilidad laboral o el teletrabajo. En cuanto a planes de beneficios, son más habituales con retribución flexible.
- Pequeñas y medianas empresas: tienen estructuras más grandes, y sus estrategias se suelen focalizar en la fidelización del talento. Además de las medidas de conciliación y teletrabajo, estas empresas suelen ofrecer como beneficio social el seguro médico, la tarjeta restaurante o la formación bonificada.
- Grandes empresas y multinacionales: trabajan de forma más activa su employer branding y cuentan con presupuestos más elevados, por lo que incluyen beneficios como planes de pensiones, asistencia psicológica, renting de vehículos de empresa o planes de bienestar.
Sin embargo, cabe recordar que la configuración de los planes no tiene que ver tanto con el tamaño de las empresas como con las necesidades de los trabajadores, por lo que estas líneas generales podrían no aplicar.
Errores frecuentes
A la hora de diseñar y aplicar los planes de beneficios hay una serie de errores que se repiten con frecuencia:
- Planes que no cubren necesidades: si no se detectan correctamente las necesidades de los empleados, se puede incurrir en crear planes que no son útiles para el equipo y que, por tanto, no se utilizan.
- Falta de comunicación: el desconocimiento es, muchas veces, el principal motivo de la falta de uso de los beneficios. Si no saben que existen, no pueden utilizarlo.
- Uso del plan demasiado complicado: es vital elegir la plataforma que haga la gestión más sencilla y autónoma para favorecer el uso de los beneficios. Si la gestión es costosa para los trabajadores, el esfuerzo que supone no va a compensar los beneficios que obtienen.
- Falta de medición: la empresa puede perder dinero si no mide los resultados del plan. Para optimizar al máximo el retorno de la impresión es fundamental hacer un seguimiento de la adhesión y el uso, para poder hacer los ajustes necesarios a lo largo del tiempo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un plan de beneficios sociales?
Un plan de beneficios sociales es un conjunto de servicios o beneficios que complementan el salario a los empleados para mejorar su bienestar y su calidad de vida. La característica principal es que el coste de estos beneficios es asumido por la empresa, por lo que son un extra al salario de los trabajadores.
¿Qué ejemplos de beneficios sociales puede incluir un plan?
Los beneficios que se incluyen en un plan de beneficios sociales pueden ser dinerarios o no dinerarios:
- Compensación no dineraria: medidas como el teletrabajo o el trabajo híbrido, la flexibilidad horaria u otras medidas de conciliación.
- Compensación dineraria: beneficios como tarjeta restaurante, ticket transporte, seguro de salud, formación, guardería...
¿Cómo puede una pyme ofrecer beneficios sociales?
Las pymes pueden optimizar su presupuesto para beneficios sociales identificando cuáles son las necesidades de la plantilla y priorizando aquellos con un alto valor percibido. Es mejor tener un plan de beneficios sociales con pocos beneficios pero bien escogidos y útiles para la plantilla.
¿Cuánto cuesta implementar un plan de beneficios para empleados?
La realidad es que no existe una cifra universal. El coste dependerá de las necesidades de la plantilla y el tipo de beneficios que puede ofrecer la empresa.
Por ejemplo, una empresa que ofrece formación o descuentos puede tener una estructura de costes diferente a otra que financia un seguro médico o una ayuda mensual para transporte. También hay que considerar los posibles costes de administración, gestión y comunicación interna.
¿Cada cuánto hay que revisar el plan de beneficios?
Es recomendable revisar el plan de beneficios como mínimo una vez al año, a no ser que haya cambios significativos en la organización, en el negocio o en la plantilla.
Para hacer una buena revisión del plan es importante, por un lado, recoger el feedback de los empleados. Su testimonio directo de si están usando (o no) los planes y cómo lo están haciendo puede dar pistas de si necesitan un reajuste. Por otro lado, también se deben tener en cuenta los datos propios de la tasa de adhesión al plan y el uso de beneficios por parte de los equipos. De esta forma se pueden tomar decisiones basadas en datos.
¿Diferencia entre beneficios sociales y retribución flexible?
La diferencia está en quién asume el coste de los beneficios.
- En los beneficios sociales la empresa asume el coste por completo y lo ofrece como un complemento al salario dentro de su propuesta de valor al empleado.
- En la retribución flexible, los empleados asumen el coste de los beneficios contemplados por la normativa pero desde su salario bruto. De esta manera, se pueden beneficiar de una serie de exenciones fiscales respetando los requisitos legales y los límites.
Es importante resaltar que ambos sistemas no son excluyentes. Las empresas pueden elegir ofrecer un plan mixto en el que una parte del beneficio sea asumido por la empresa y el resto lo pueda pagar el empleado con las ventajas fiscales de la retribución flexible.
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