Renting tecnológico para empleados: cómo ofrecerlo como beneficio y qué ahorro supone

Qué es el renting tecnológico y por qué es un beneficio para empleados

El renting tecnológico forma parte del conjunto de beneficios que puede ofrecer una empresa a su plantilla a través de un plan de retribución flexible. Y es que, sus características lo convierten en un elemento susceptible de formar parte de la denominada compensación total. 

Renting tecnológico como retribución flexible: cómo funciona el modelo

El renting tecnológico se basa en un modelo por el que los empleados y empleadas adquieren dispositivos y material informático (ordenadores, smartphones, tablets, etc.) en régimen de alquiler a largo plazo en lugar de comprarlos. 

El acceso a los productos tecnológicos se realiza a través de la empresa (lo cual conlleva importantes ventajas fiscales) y a precios de mercado más competitivos. Por estas y otras razones de peso, este concepto es susceptible de convertirse en un codiciado beneficio dentro de los planes de retribución flexible corporativos. 

De hecho, hoy en día, este servicio destaca como una de las herramientas más potentes para configurar planes de beneficios sociales y retribución flexible.

Renting tecnológico como beneficio social vs. como activo de empresa

El renting tecnológico genera un impacto muy positivo en el día a día de los empleados y empleadas, además de sobre sus finanzas.

Si se integra dentro de un plan de retribución flexible, el empleado o empleada puede asumir el coste de los equipos directamente desde su salario bruto. Esto reduce la base imponible del IRPF al que debe hacer frente y se traduce en un ahorro directo. Además de la ventaja que supone acceder a dichos dispositivos en unas condiciones de mercado más competitivas. 

En resumen, a través de dicha modalidad, el empleado o empleada asume el coste del renting tecnológico con su propio dinero, pero lo hace desde su salario bruto (antes de que se le apliquen los impuestos). Así pues, el gran beneficio reside en el ahorro fiscal, pues el trabajador o trabajadora paga menos impuestos, aumentando su capacidad adquisitiva (siempre y cuando no destine más del 30 % de su salario bruto anual, tal y como delimita la legislación vigente al respecto).

Como beneficio social, el coste del renting tecnológico es asumido al 100 % por la empresa. Esto supone una mejora directa del poder adquisitivo de la plantilla y de las herramientas de trabajo sin repercusión para la plantilla.

Qué equipos pueden incluirse: ordenadores, tablets, wearables, periféricos

El abanico de dispositivos que se pueden incluirse en un plan de renting tecnológico es muy amplio e incluyen los necesarios para desempeñar el trabajo en remoto:

• Equipos informáticos: ordenadores portátiles, de sobremesa, monitores y pantallas…

• Dispositivos móviles: smartphones, tabletas…

• Periféricos y accesorios de oficina: teclados y ratones, auriculares y sistemas de sonido, discos duros externos y sistemas de almacenamiento, impresoras y escáneres….

El catálogo final de dispositivos disponibles depende de la empresa. Algunas deciden incorporar un abanico completo de marcas y elementos donde se incluyen incluso relojes inteligentes y pulseras de actividad. Otras, por el contrario, se limitan a ciertas marcas o categorías de productos.

Ventajas del renting tecnológico para el empleado

Hablábamos anteriormente de las ventajas. Estas son muchas y de importante calado para los equipos de trabajo. Las cuatro más sobresalientes son:

• Ahorro en el IRPF: por la forma en la que tributa el uso de equipos informáticos facilitados por la empresa en régimen de alquiler dentro de un plan de retribución flexible.

• Acceso a tecnología de última generación sin un gran desembolso inicial: permite a la plantilla disfrutar de dispositivos y productos electrónicos punteros a precios económicos.

• Renovación periódica de dispositivos: los profesionales tendrán siempre un equipo actualizado, pues al finalizar el periodo de renting, los equipos se renuevan.

• Impacto en el teletrabajo: facilidades a la hora de montar la oficina en casa con equipos de empresa. 

El servicio de alquiler de dispositivos electrónicos suele incluir asistencia técnica, reparaciones y mantenimiento básico. Esta condición libera al trabajador y trabajadora de costes imprevistos o dolores de cabeza si el dispositivo falla. Y a la empresa, evita asumir las consecuencias de una brecha de seguridad. 

Ventajas del renting tecnológico para la empresa y RRHH

Las ventajas del renting tecnológico se extienden a la propia empresa y al departamento de RRHH. Estas no tienen solo que ver con una mejora en los sistemas de seguridad digitales, pues la empresa garantiza que sus empleados y empleadas usan dispositivos adecuados a las actuales ciberamenazas, sino que existen otras ventajas que redundan en costes de mantenimiento y en ahorro fiscal:

Deducibilidad fiscal: IVA e Impuesto de Sociedades

Cuando una empresa implementa el renting tecnológico (incluso si el coste lo asume el empleado vía plan de retribución flexible), la factura del proveedor de renting se emite a nombre de la empresa. Esto activa potentes ventajas fiscales.

Por un lado, las cuotas de renting mensual se consideran un gasto operativo directamente relacionado con la actividad económica. Al no tratarse de una inversión en un activo, la empresa puede deducirse el 100 % de estas cuotas en la base imponible del Impuesto de Sociedades. Por otro lado, el IVA soportado en las facturas de renting es 100 % deducible para la empresa, siempre y cuando los equipos se consideren necesarios para el desarrollo de la actividad empresarial.

Es decir, la empresa optimiza el Impuesto de Sociedades e IVA mientras ayuda a sus trabajadores a maximizar su sueldo neto.

Reducción de la carga operativa de IT: mantenimiento, soporte y renovación externalizados

Comprar equipos tecnológicos implica gestionar todo su ciclo de vida, lo que suele saturar en gran medida a los departamentos de soporte técnico o IT. 

El renting tecnológico, por el contrario, permite externalizar ese tipo de tareas: las de mantenimiento y soporte, pues el proveedor de renting se encarga del soporte técnico, la sustitución o la reparación del dispositivo en cuestión; las de renovación automática al cabo de 24, 36 o 48 meses (según el contrato), cuando los dispositivos se devuelven y se sustituyen por modelos nuevos, y la de gestión de residuos electrónicos o reutilizaron del material.

Con este tipo de servicios, la empresa se asegura de que todo el equipo cuenta con tecnología moderna, reduciendo drásticamente las incidencias o la necesidad de aplicar parches para estirar la vida útil de equipos obsoletos.

El renting tecnológico como palanca de atracción y retención de talento

En el mercado laboral actual, el acceso a herramientas de trabajo eficaces, robustas y seguras es un factor decisivo para la empresa y para los y las profesionales. Por esa razón, se considera el renting tecnológico como un beneficio susceptible de formar parte del salario emocional de la empresa y de su propuesta de valor para el empleado.

Por otra parte, una empresa que renueva de forma natural sus dispositivos proyecta una imagen de modernidad e innovación. También de preocupación por la seguridad de su información confidencial y de los datos personales de trabajadores, proveedores, clientela… Todos estas razones apuntalan la cultura de empresa y la alinean con los valores preponderantes en la presente década.

Cómo gestionar el renting tecnológico sin aumentar la carga administrativa de RRHH

Uno de los mayores handicaps al respecto de los departamentos de Recursos Humanos es cómo asumir la gestión de los contratos de renting individuales para decenas de empleados. 

Afortunadamente, soluciones tecnologías como la de Pluxee resuelven este problema integrando y automatizando dicha opción en el ecosistema empresarial:

• Automatización de solicitudes y contratos: El empleado o empleada realiza la petición de su dispositivo a través de la plataforma digital de retribución flexible tras consultar el simulador de ahorro fiscal y firma la renovación de su contrato de forma 100 % digital a través de la aplicación.

• Integración con sistemas de nómina (ERP): El software de beneficios se conecta con el programa de nóminas de la empresa. Al final de cada mes, calcula automáticamente las variaciones (la cuota a deducir del salario bruto de cada empleado o empleada) y genera el fichero listo para aplicar en los salarios sin errores.

• Centralización en una única factura: En lugar de gestionar decenas de facturas de proveedores de tecnología o contratos de renting dispersos, RRHH y el departamento financiero reciben una única factura consolidada mensual a través de la plataforma, manteniendo un control de costes impecable con el mínimo esfuerzo de gestión.

Cómo implementar el renting tecnológico como beneficio en la empresa paso a paso

Implementar el renting tecnológico como beneficio requiere de un proceso estratégico en el que se impliquen Dirección, Comunicación, Finanzas, IT y Recursos Humanos. Estos son los pasos a seguir:

• Paso 1 - Decidir la modalidad: retribución flexible, beneficio social o sistema mixto.

• Paso 2 - Definir el catálogo de equipos disponibles para los empleados y empleadas.

• Paso 3 - Comunicar el beneficio a la plantilla y gestionar las solicitudes.

• Paso 4 - Gestionar la renovación, devolución y reciclaje de los equipos.

Es importante definir claramente si el empleado o empleada puede usar el dispositivo para fines personales fuera de su horario laboral y qué ocurre en caso de baja voluntaria o despido.

Cómo simplificar la gestión con una plataforma de beneficios

Señalamos anteriormente que uno de los mayores handicaps de los departamentos de Recursos Humanos es asumir la gestión de los contratos de renting sin aumentar su ya de por sí elevada carga de trabajo. En este sentido, soluciones como la que ofrece Cobee by Pluxee logran resolver este escollo integrando su herramienta en el ecosistema de gestión empresarial y automatizando cada una de las fases en el renting tecnológico.

Es decir, una plataforma de beneficios simplifica radicalmente este proceso. Gracias a soluciones de gestión automatizada, el desarrollo, implantación y adhesión al beneficio de renting tecnológico resulta más sencillo y exitoso además de mucho más rápido.

Una empresa que gestiona el renting por su cuenta tiene que pedir presupuestos, validar contratos individuales, calcular el IRPF de cada nómina a mano, archivar decenas de facturas… Plataformas como Cobee by Pluxee eliminan toda esta carga gracias a dos pilares:

• Plataforma única digital + app: El empleado o empleada tramita todo el proceso de forma autónoma desde su propio smartphone. Entra en la aplicación descargada en su móvil, elige el dispositivo deseado puesto a su disposición, firma la novación de contrato digitalmente y el dispositivo le llega a casa o a la oficina en el plazo estipulado. RRHH solo tiene que dar su aprobación a tal adquisición, también a través de la plataforma, de manera digital.

• Automatización de nóminas: La plataforma digital se integra con el software de gestión (ERP) de la empresa, lo cual permite una completa sincronización de los datos. Al final del mes, la plataforma vuelca automáticamente los datos de lo que hay que descontar del salario bruto de cada empleado sobre el ERP, eliminando errores de cálculo en el IRPF. Además, la plataforma unifica todos los rentings de la plantilla en un único cobro mensual.

Renting tecnológico vs. otras opciones: ¿qué conviene más al empleado?

Comparar el renting tecnológico con otras alternativas del mercado ayuda a los departamentos de RRHH a sopesar qué opción conviene más a la plantilla en cada escenario:

Renting tecnológico vs. compra propia del empleado

En el caso del renting, el empleado o empleada paga el dispositivo desde el salario bruto (el dinero aparece descontado en la propia nómina) y así  reduce su base imponible de IRPF y, por tanto, la carga tributaria. Comprarlo por cuenta propia implica pagarlo con salario neto y seguramente a un precio más elevado de mercado, sin una extensa garantía y sin posibilidad de renovación cuando llegue su obsolescencia o mantenimiento en caso de fallo o avería. 

Renting tecnológico vs. BYOD (bring your own device)

El modelo BYOD consiste en que el empleado o empleada utiliza sus propios dispositivos personales para trabajar a cambio de un plus económico de la empresa. Esta opción, sin embargo, suele traer de cabeza al departamento de IT. Al problema de la privacidad (pues se utiliza el mismo dispositivo para tareas profesionales y personales) se une el de la seguridad de los datos corporativos: la empresa desconoce si el dispositivo de ese trabajador o trabajadora está a la altura frente a los actuales riesgos y desafíos en materia de ciberseguridad. 

El renting tecnológico, por su parte, ofrece dispositivos adecuados al respecto. Al empleado o empleada también le conviene el renting, ya que no consume el almacenamiento o batería de elementos de su propiedad para fines laborales. 

Renting tecnológico vs. equipos corporativos en propiedad 

El modelo tradicional supone que la empresa compra un lote de dispositivos, los registra como activos y los entrega a la plantilla. En este caso, la empresa necesita amortizar los equipos en el balance a ciertos años vista. El renting tecnológico de equipos informáticos, sin embargo, aparece como gasto operativo y, por tanto, es deducible al 100 % en el Impuesto de Sociedades, también desgrava el IVA.

Por otra parte, con equipos en propiedad, las empresas retrasan la renovación tecnológica lo máximo posible para estirar la inversión. Con el renting, el empleado o empleada se asegura trabajar con tecnología puntera que se renueva sistemáticamente cada dos o tres años.

Así pues, si la empresa busca el bienestar y rendimiento de sus equipos de trabajo el renting tecnológico ofrece mayor versatilidad: flexibilidad, mejora del balance financiero y externalización del soporte técnico informático.

Renting tecnológico y sostenibilidad: el valor añadido de la economía circular

El renting tecnológico no es solo una herramienta de optimización financiera y operativa; hoy en día representa una solución más hacia la sostenibilidad y economía circular dentro de la empresa: el renting permite desvincular el uso de la tecnología de la gestión de los residuos y acatar la nueva normativa sobre residuos electrónicos al 100 % a través de una empresa especializada.

Qué ocurre con los dispositivos al final del contrato: reuso, reciclaje y economía circular

Un alto porcentaje de los dispositivos devueltos por las empresas a través de una modalidad de renting tecnológico se limpian, reparan, borran de forma segura y se vuelven a introducir en el mercado como producto de segunda mano. Es decir, el renting tecnológico permite el reacondicionamiento y reutilización de los dispositivos, uno de los pilares fundamentales de la economía circular, pues garantiza una segunda vida a los mismos.

También permite un mayor compromiso y efectividad en el reciclaje de componentes, pues aquellos equipos que han sufrido daños o son excesivamente antiguos se desmantelan para recuperar materias primas críticas (oro, cobre, coltán, plásticos de alta densidad…), introduciéndolas en las cadenas de suministro para la fabricación de nueva tecnología.

En España, de hecho, los dispositivos informáticos desechados se clasifican legalmente como RAEE, Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos. La normativa es extremadamente estricta al respecto y cada vez más contundente a nivel europeo, pues los RAEE representan un flujo de residuos en rápido crecimiento del cual se reciclan menos del 40 %, con el impacto medioambiental y sobre la salud humana que ello conlleva. Por esa razón, la UE trata, a través de normativa que atañe a todos los Estados miembros de:

• Dar prioridad absoluta al diseño de los dispositivos para su reutilización frente al reciclaje o la eliminación. Esta prioridad está íntimamente ligada con el denominado derecho a reparar.

• Prohibir destruir excedentes o desechar equipos que aún tengan vida útil.

• Establecer el principio de Responsabilidad Ampliada del Productor (RAP).

• Que los dispositivos desechados sean entregados a gestores autorizados y registrados para garantizar la trazabilidad total del residuo.

El modelo de renting garantiza que estos dispositivos no acaben en un vertedero gracias a una gestión estrictamente regulada.

Cómo el renting tecnológico contribuye a los objetivos ESG de la empresa

Las siglas ESG (Factores Ambientales, Sociales y de Gobierno Corporativo) forman parte del ADN de las empresas y son un valor a trazar en las auditorías. El renting tecnológico impacta de lleno positivamente en los tres ámbitos:

• Ambiental: reduce la huella de carbono digital de la empresa al pasar de un modelo de comprar, usar y tirar a uno de pago por uso y devolución que nutrirá al mercado secundario.

• Social: Utilizado como retribución flexible o beneficio social a través de plataformas como Cobee by Pluxee, democratiza el acceso a la tecnología premium y reduce la brecha digital de los empleados y empleadas.

• Gobernanza: Asegura el cumplimiento de normativas de transparencia y seguridad como el borrado certificado de datos, la privacidad o la trazabilidad contable frente a auditorías de sostenibilidad.

El argumento de sostenibilidad como factor de atracción de talento joven

Los profesionales nacidos a partir de los años 90 no solo buscan un buen salario, demandan coherencia. El renting tecnológico se convierte así en un elemento de tracción frente a las políticas de captación y retención de talentos jóvenes pues:

• Alinea valores éticos personales y corporativos relacionados con políticas medioambientales activas. 

• Promueve la cultura de acceso a la que tan acostumbradas están las nuevas generaciones gracias a los modelos de suscripción, el mercado de segunda mano, etc. 

• Facilita el acceso flexible a la última tecnología de forma eficiente y responsable gracias a una modalidad de retribución flexible, así como la transparencia digital.

En definitiva, cuando un profesional accede al renting tecnológico desde una plataforma y app especializada puede comprobar que su empresa promueve la accesibilidad, el teletrabajo saludable, la seguridad y la sostenibilidad.