Método para detectar necesidades de formación en una empresa
Detectar necesidades de formación en una empresa representa hoy en día una importante palanca hacia el cambio real. ¿Por qué? Precisamente porque los jóvenes talentos valoran hoy, más que nunca, la posibilidad de incorporarse a un itinerario formativo dentro de la empresa con el fin de mejorar sus capacidades. Y porque la necesidad de adaptarse con rapidez en un ambiente convulso precisa de altas dosis de habilidades blandas y capacidad de innovación.
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Qué son las necesidades de formación y por qué conviene detectarlas bien
Detectar necesidades de formación en una empresa significa emprender una fase de diagnóstico. El objetivo no es simplemente identificar temas formativos de interés, sino brechas reales respecto a competencias que son necesarias. Necesarias porque afectan al desempeño y a los resultados organizativos futuros, ya sean en virtud de nuevas tendencias sociales o de los acontecimientos económicos, geopolíticos…, actuales.
Un informe reciente del Foro Económico Mundial señala que las necesidades respecto a las habilidades laborales cambiarán radicalmente en los próximos años, exigiendo a empresas y trabajadores a adquirir nuevas destrezas.
Diferencia entre necesidad, preferencia y “deseo” de formación
Para que este proceso de diagnóstico sea eficaz, es necesario, desde RRHH, diferenciar entre necesidades reales y simples demandas de formación en función de preferencias personales. Por eso, es necesario ahondar en qué necesita la empresa de sus talentos a futuro. Las expectativas organizacionales deben alinearse con las personales en todo momento.
Cuándo hacer el diagnóstico de necesidades de formación
Cuando se realiza de forma rigurosa, el análisis de detección de necesidades de formación dentro de la empresa permite orientar las inversiones en aprendizaje. Y hacerlo hacia aquellas competencias que realmente generan valor para la organización. Existen, en este sentido, tres fases susceptibles de diagnóstico:
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Durante la fase de onboarding, ante cambios organizativos y frente a la adopción de nuevas herramientas.
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Si se detectan caídas de desempeño, errores recurrentes y quejas de clientela.
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Cuando se lleva a cabo la planificación anual o los ciclos de evaluación recurrentes.
En un contexto en el que la transformación constante del trabajo es la tónica predominante, la capacidad de identificar y desarrollar las competencias necesarias se ha convertido en una función clave de RRHH.
Fuentes de información para detectar necesidades de formación
Utilizar múltiples fuentes de información para el análisis de datos objetivos permite la adopción de metodologías estructuradas y contrastadas de diagnóstico eficaz. Algunas de esas fuentes de información para detectar necesidades de formación dentro de la organización pueden ser:
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Objetivos de negocio y KPIs (ventas, calidad, productividad, incidencias…).
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Evaluaciones del desempeño y feedback de managers.
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Encuestas y entrevistas a empleados y empleadas: de satisfacción, de competencias…
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Datos habituales de análisis en RRHH (rotación, absentismo, movilidad interna…).
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Auditorías y política de cumplimiento (PRL, calidad, normativa…).
La detección de estas necesidades no debe llevarse a cabo de forma superficial o basada únicamente en percepciones, sino en base a datos objetivos.
Al fin y al cabo, las necesidades de formación marcarán la diferencia entre las competencias y habilidades que los talentos poseen actualmente y las que necesitan para desempeñar su trabajo o para alcanzar los objetivos estratégicos de la organización en un futuro próximo.
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Métodos para identificar necesidades de formación
Existen diversos métodos para detectar necesidades de formación dentro de la organización en base a la información recopilada. Fórmulas que ya han sido empleadas por otras organizaciones con resultados excelentes:
Análisis de brecha de competencias
Es uno de los métodos más utilizados. Consiste en comparar competencias requeridas para el puesto y competencias actualmente disponibles. La diferencia entre ambas define la brecha de competencias. Este análisis puede realizarse a distintos niveles, desde el departamental o por proyectos al individual. Gracias a este, pueden detectarse prioridades en los procesos formativos.
Matriz puesto–competencias
La matriz puesto–competencias es una herramienta visual que relaciona puestos de trabajo, competencias necesarias y nivel requerido para cada competencia. Se trata de evaluar el nivel real de cada empleado y empleada, y detectar diferencias respecto al nivel esperado.
Observación del trabajo y análisis de procesos
Consiste en observar, por parte de los managers o del departamento de RRHH, cómo se ejecutan las tareas, qué errores se producen y qué dificultades encuentran los empleados y empleadas en el proceso. Resulta útil a la hora de detectar problemas en procedimientos operativos, el uso de herramientas, etc.
Assessment y pruebas de conocimiento
Otra metodología es la de evaluar directamente las competencias mediante test, pruebas técnicas, simulaciones…, que permiten medir de forma objetiva el nivel de competencia de los trabajadores y trabajadoras.
Cómo priorizar necesidades de formación
Detectar necesidades de formación dentro de la organización es una práctica que debe responder a objetivos de negocio concretos: desde abrirse camino en un nuevo mercado internacional a reducir incidencias en el uso de nuevas herramientas tecnológicas. Apostar por esa relación dará lugar a la priorización de unas acciones formativas frente a otras.
Otros criterios a tener en cuenta son los de riesgo de no emprender las acciones, urgencia de hacerlo, volumen de personas afectadas y retorno de la inversión.
Cómo medir si la formación resuelve la necesidad (KPIs)
Las organizaciones invierten recursos significativos en formación. Detectar adecuadamente las necesidades permite priorizar las intervenciones con mayor impacto y evitar formaciones innecesarias. Pero ¿cómo medir si la formación está siendo efectiva para el propósito marcado?
La formación ha de responder a un problema concreto y para medir dicha respuesta se pueden tomar en consideración tres variables:
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Adopción y finalización: mejora de un indicador clave de desempeño (comparación antes y después de la formación).
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Evaluación de aprendizaje: desarrollo de pruebas que demuestren si se ha adquirido la competencia necesaria para el puesto.
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Transferencia al puesto y resultados de negocio: mejora de KPI clave tomados en consideración durante el análisis de prioridades como el aumento de ventas, la merma de incidencias, etc.
Cuando las brechas de competencias se identifican correctamente, la formación se dirige hacia los aspectos que realmente limitan el rendimiento individual o colectivo. De hecho, una necesidad de formación aparece cuando existe una brecha demostrable entre el nivel de competencia actual y el nivel requerido. Es decir, la necesidad ha de presentar una base objetiva y verificable, sustentada en datos de desempeño.
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