Todo sobre la nómina y su gestión para recursos humanos

Controles clave para evitar errores

La gestión de la nómina es un proceso sensible dentro del área de RRHH. Cualquier error en el proceso puede perjudicar la confianza y el compromiso de los empleados, así como al control financiero de la empresa. Por lo tanto, es importante contar con unos sistemas de control interno claros antes de cerrar cada mes. Vamos a repasar los errores más comunes y cómo establecer unos cuadros de control mínimos. 

Errores típicos (bases, IRPF, prorratas, variables, atrasos)

Los errores más habituales suelen estar relacionados con:

• Bases de cotización incorrectas, especialmente cuando hay cambios salariales.
• Retenciones de IRPF mal ajustadas, debido a cambios en la retribución anual.
• Prorrateo de las pagas mal aplicado, lo que puede generar desviaciones.
• Variables mal imputadas, como horas extraordinarias o bonus.
• Atrasos o regularizaciones que requieren cálculos específicos.  

Cuadro de control mínimo (checks antes de cerrar)

Antes de dar por cerrado el proceso, es recomendable revisar bien los siguientes puntos:

• Comparativa del coste total de nómina respecto al mes anterior
• Revisión de altas, bajas y modificaciones contractuales
• Validación de variables retributivas incorporadas
• Comprobación de bases de cotización y topes legales
• Verificación de retenciones de IRPF actualizadas
• Revisión de embargos, anticipos o incidencias judiciales si aplican
• Confirmación del calendario de pago y ficheros bancarios 

Auditoría interna y evidencias (qué guardar y por cuánto tiempo)

Por la complejidad y la sensibilidad del proceso, también es uno de los más auditados y fiscalizados. Por ello, la empresa debería archivar:

• Recibos individuales del salario
• Justificantes de pago
• Documentación de incidencias
• Cálculos y regularizaciones efectuadas

De esta forma, también está más preparada para inspecciones laborales, auditorías o reclamaciones. En este sentido, la digitalización de los documentos facilita el almacenamiento de la información. 

Obligaciones fiscales ligadas a la nómina

Las nóminas implican una serie de obligaciones fiscales que la empresa debe cumplir de forma periódica.

La más importante es que actúa de intermediaria entre el empleado y la Administración Tributaria. Es decir, la retención de IRPF consiste en descontar del bruto del empleado la cantidad correspondiente del salario e ingresarla a dicha administración. La forma de declarar esta retención es con el Modelo 111 en la Agencia Tributaria, donde se incluyen las cantidades retenidas sobre rendimientos del trabajo y otras percepciones sujetas. 

• Desde el punto de vista de RRHH esto supone:
• Calcular correctamente las retenciones
• Ingresar las cantidades retenidas en tiempo y forma
• Asegurar la coherencia entre nómina, modelo fiscal y resumen anual.

Es fundamental que RRHH entienda la transversalidad de la gestión de la nómina; además de impactar a nivel fiscal y legal, también tiene efecto en la experiencia del empleado, el engagement del equipo y en el control del coste laboral.  

Cómo digitalizar la gestión de nómina desde RRHH 

Como hemos mencionado anteriormente, la digitalización de la nómina es clave para los equipos de RRHH porque mejora la eficiencia operativa, reduce el margen de error y garantiza la trazabilidad. La evolución del mercado laboral y de la tecnología ha llevado a modelos de compensación más complejos, cuyos procesos pueden ser limitados si se hacen manualmente.  

Digitalizar la nómina significa también integrar, automatizar y centralizar todo el ciclo de gestión retributiva, desde la recogida de datos hasta el reporting. Por lo tanto, se reduce la carga administrativa y se centran los esfuerzos en tareas más estratégicas o que aportan más valor al equipo. 

Qué automatizar (captura de variables, aprobaciones, reporting, histórico)

Si queremos digitalizar la nómina, lo primero que debemos detectar es qué proceso son los que tienen más impacto en la eficiencia.

Normalmente son:

• Captura de variables retributivas, como altas, bajas, cambios contractuales, ausencias o variables salariales.
• Flujos de aprobación, que permiten validar cambios antes de su aplicación en nómina.
• Generación automática de recibos de salario, accesibles en formato digital.
• Reporting y análisis, facilitando el control del coste laboral y la toma de decisiones.
• Histórico documental, asegurando la conservación y trazabilidad de toda la información. 

Integraciones que evitan reprocesos (RRHH–Finanzas–proveedor)

La fragmentación de la información entre los distintos stakeholders que intervienen en el proceso de nómina también es uno de los retos más importantes.  

La integración de la nómina con otros softwares de gestión de RRHH permite:

• Sincronizar datos entre RRHH y finanzas.
• Evitar la duplicidad de registros.
• Reducir tareas manuales y reprocesos.
• Mejorar la coherencia entre coste laboral, contabilidad y reporting financiero.

De esta manera, se mejora la eficiencia global y se reduce el riesgo operativo. 

Indicadores de eficiencia (tiempo de ciclo, incidencias, coste por nómina)

Para optimizar al máximo el proceso, se pueden medir algunos indicadores clave de eficiencia en la gestión de la nómina:

• Tiempo de ciclo de nómina, desde la recogida de variables hasta el pago.
• Número de incidencias o correcciones posteriores al cierre.
• Coste operativo por nómina procesada.
• Tiempo dedicado por el equipo de RRHH al proceso.
• Nivel de automatización del workflow. 

Retribución flexible como palanca para modernizar la nómina 

La retribución flexible permite a los empleados destinar una parte de su salario bruto a determinados producto o servicios (restauración, transporte, guardería) que son indispensables para su trabajo, mejorando su fiscalidad sin que aumente el coste para la empresa.

La evolución del mercado laboral ha hecho que las formas de remuneración y compensación se conviertan en un elemento más dentro de la propuesta de valor al empleado. Por eso, la retribución flexible se ha consolidado como una herramienta clave en la modernización de la gestión retributiva.

Para RRHH supone:  

• Integrar nuevos conceptos retributivos.
• Aplicar correctamente los tratamientos fiscales correspondientes.
• Garantizar la trazabilidad y transparencia de los importes aplicados.
• Reflejar correctamente los beneficios en el recibo de salario. 
   

Plataformas especializadas como la de Cobee by Pluxee permiten integrar la retribución flexible en el fujo de nómina, automatizando cálculos, reduciendo la carga administrativa y mejorando la experiencia del empleado y también de RRHH.