Todo sobre la nómina y su gestión para recursos humanos

18 Agosto 2025

Saber qué es una nómina o cómo calcular una nómina es esencial para cualquier profesional de Recursos Humanos. También lo es conocer en profundidad todos y cada uno de los conceptos asociados y cómo estos pueden influir en estrategias tan decisivas como las de atracción y fidelización del talento. Porque una nómina es más que una cifra a final de mes.

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¿Qué es una nómina?

Una nómina es aquel documento que facilita la empresa a cada trabajador o trabajadora de forma periódica (normalmente, mensual) con el fin de atestiguar el pago de las cantidades económicas correspondientes al desempeño de su actividad durante el correspondiente periodo de tiempo. Facilitar la nómina mensual a los empleados y empleadas es obligatorio para toda empresa en nuestro país.

Tipos de nóminas

Las nóminas se pueden clasificar en función de diversos factores:

Según periodicidad

Semanales, quincenales, mensuales… Estas últimas son las habituales en nuestro país.

Según tipo de personal

Si son de altos cargos, de ejecutivos, de personal laboral, de personal técnico, etcétera

Estas son las más habituales, aunque también puede hablar de nóminas catalogadas por circunstancias especiales.

¿Qué partes conforman una nómina?

Las nóminas deben seguir una estructura básica donde se recojan todos aquellos datos e información imprescindibles por ley.

De hecho, toda plantilla nómina debe responder a los requisitos establecidos por la legislación laboral y fiscal en vigor, por los convenios colectivos y por el contrato ratificado por el o la profesional en función de su situación laboral. Así, toda nómina debe constar de:

Encabezado:
- Datos de la empresa.
- Datos del trabajador.
- Periodo de liquidación.
Devengos:
- Salario base.
- Pagas extras.
- Complementos salariales.
- Retribución en especie.
Deducciones:
- Seguridad Social.
- IRPF.
- Otras deducciones voluntarias.
Líquido a percibir.

Procedimiento de elaboración de la nómina

Para saber cómo calcular una nómina y generar el documento correspondiente, se trate de una nómina en papel o una nómina electrónica, no solo se deben identificar las partes a incluir de manera necesaria, sino qué fases no deben pasarse por alto para en el procedimiento de ejecución.

Por ejemplo:

El registro de horas ordinarias y extraordinarias.
La aplicación de tarifas por categoría laboral.
El cálculo del salario neto.

Respecto a este último, el cálculo del salario neto, es importante conocer el concepto de nómina flexible. Y es que, la nómina flexible hace referencia a una modalidad salarial más personalizada y adaptada a las necesidades de cada trabajador o trabajadora, pues recoge conceptos más allá de la compensación dineraria, cada vez más habituales en el mercado laboral (como la tarjeta restaurante, el cheque guardería…), a través de la denominada retribución flexible.

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Conceptos clave de nómina en España

Otros conceptos clave que tampoco pueden perderse de vista en al elaboración de nóminas y a la hora de cómo calcular una de ellas son:

Los datos identificativos del empleador y empleado.
La categoría profesional y antigüedad.
El tipo de contrato y centro de trabajo.

Recordar que toda nómina debe recoger datos básicos de la empresa, del empleado o empleada y de su relación contractual como, por ejemplo, el rol que ocupa en la misma o los años trabajados en la empresa.

De hecho, la nómina no es solo un requisito legal obligatorio que acredita la remuneración percibida a cambio del trabajo realizado. Se trata de un documento que recoge, además, las obligaciones fiscales y de Seguridad Social a las que se ha hecho frente y funciona como comprobante de entrega del salario al trabajador o trabajadora. Es, así, una herramienta de gestión y control eficaz para el departamento de RRHH y de transparencia corporativa.

Seguridad Social en la nómina

Las deducciones en la nómina hacen referencia, entre otras cosas, a las cotizaciones. Concretamente, por formación, por contingencias comunes, (derivadas de una situación de imposibilidad de desarrollo de su actividad profesional), por desempleo o por horas extraordinarias.

Las cuotas o cotizaciones a la Seguridad Social suponen un porcentaje fijo sujeto a la base de cotización del trabajador. Su pago corre a cuenta del empleado y de la empresa en distintos porcentajes. Por ejemplo, las cuotas por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, y relacionadas con el Fondo de Garantía Salarial (Fogasa), van a cargo exclusivamente de la empresa.

Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)

El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas es un impuesto directo y progresivo (la tributación aumenta en función de los ingresos declarados) que se aplica sobre los rendimientos obtenidos por una persona a lo largo de un año. El IRPF, de hecho, viene determinado por la situación personal y la riqueza de la persona en virtud de diferentes tramos fijados por ley.

Su aparición en la nómina se debe a que la parte del impuesto que tiene que ver con los rendimientos obtenidos por el trabajo se va descontando mes a mes del salario a modo de anticipo o adelanto del pago por parte del empleado o empleada a la Hacienda pública respecto a la declaración anual del IRPF.

Gestión de nóminas en recursos humanos

Desde RRHH no solo se ha de calcular, proporcionar y gestionar las nóminas de los trabajadores y trabajadoras, existen otras funciones inherentes a dicho departamento:

Rol de RRHH en la interpretación y gestión de nóminas

Ante las dudas frecuentes de empleados y empleadas acerca de las nóminas, sus elementos y sus implicaciones sobre la capacidad adquisitiva, RRHH ha de adoptar un rol informativo, capaz de explicar cada uno de los conceptos que aparecen en la nómina y su impacto sobre la retribución de los y las profesionales. Este cometido puede llevarse a cabo de manera individualizada, ante dudas puntuales, o de forma colectiva, a través de sesiones informativas desarrolladas dentro de un plan de bienestar retributivo.

Soluciones de gestión de nóminas

Además, dicho departamento ha de adoptar una actitud proactiva en la búsqueda e implantación de soluciones tecnológicas que agilicen el proceso de cálculo y gestión de nóminas, con el fin de aumentar la eficiencia del proceso, su seguridad y su trazabilidad.

Mejorar la gestión de nóminas desde RRHH es un aspecto clave para aumentar la productividad y garantizar el compromiso de la plantilla. Si necesitas más información sobre cómo dar pasos eficaces al respecto, continua en nuestro blog.